Service - Conformité d'entreprise

Mis à jour le 19 février 2024

Si vous aspirez à créer une entreprise néerlandaise, vous devrez vous informer sur certaines obligations de conformité. Chaque entreprise ou société qui fera des affaires aux Pays-Bas doit s'enregistrer officiellement auprès de la Chambre de commerce néerlandaise, puis également auprès des autorités fiscales néerlandaises. Cela est dû à des fins fiscales nationales et à l'obligation correspondante de déclarer et de déclarer les impôts, ainsi qu'à plusieurs obligations de paiement. En pratique, cela se traduit par un assujettissement à l'impôt néerlandais sur le revenu, à l'impôt sur le revenu des sociétés et à la taxe sur la valeur ajoutée (Dutch BTW). Dans certains cas, une retenue à la source sur les dividendes et une retenue à la source sur les intérêts peuvent également être prélevées. Afin de pouvoir respecter ces lois et réglementations, un programme ou une stratégie de conformité d'entreprise solide et correct est considéré comme essentiel pour toute entreprise néerlandaise prospère.

Pourquoi la conformité des entreprises est-elle importante ?

La conformité d'entreprise signifie que vous respectez les lois d'un certain pays dans lequel vous établissez votre entreprise. Par exemple, chaque entreprise néerlandaise a l'obligation légale de maintenir une administration correcte. Vous devrez conserver tous les fichiers administratifs pendant une durée minimale de sept ans, ce qui peut être fait à la fois de manière physique et numérique. Si vous ne respectez pas ces lois et réglementations, vous pouvez vous attendre à des contre-mesures telles que des amendes et des pénalités. Dans des situations très extrêmes, vous pouvez également faire face à des poursuites pénales liées à l'évasion fiscale et/ou au détournement de fonds. De plus, si vous ne maintenez pas une administration correcte ou refusez de produire des déclarations de revenus, les autorités fiscales néerlandaises peuvent renverser la charge de la preuve concernant la perception des impôts. Ainsi, l'organisme estimera vos impôts sur la base des informations dont il dispose. Intercompany Solutions peut vous aider à maintenir une administration solide, vos déclarations de revenus et tout ce qui est lié à la conformité des entreprises. De cette façon, vous évitez de vous retrouver dans une situation précaire.

Fiscalité aux Pays-Bas

En général, les Pays-Bas sont perçus comme un pays doté d'un bureau des impôts très efficace et efficient. Le pays lui-même est très réglementé, avec une infrastructure informatique moderne pour compléter les affaires gouvernementales. Le respect des lois fiscales nationales est assez facile, car les lois et réglementations sont simples et assez faciles à comprendre. Cela permet à chaque société et entreprise néerlandaise de se conformer à ces conditions, si elles choisissent de le faire. Nous vous expliquerons plus en détail la conformité fiscale sur cette page, ce qui vous permettra de décider si la conformité est une possibilité pour votre (future) entreprise.

Quelle est la définition de la conformité des entreprises ?

La conformité, en général, fait référence aux méthodes qu'une entreprise ou une société peut utiliser pour s'assurer qu'elle se conforme à toutes les lois et réglementations applicables en relation avec ses activités dans un pays donné. Cela en dit également long sur la manière dont une entreprise suit sa propre structure de conformité interne. La définition même de la conformité fait référence à l'action de se conformer aux règles et/ou normes existantes. Dans le monde des affaires, cela signifie essentiellement que vous avez mis en place des processus qui garantissent que votre entreprise et tous ses employés respectent toutes les normes, lois, pratiques éthiques et réglementations qui s'appliquent à votre entreprise et, en général, à l'ensemble du secteur dans lequel vous opérez.

Quel est l'objectif essentiel de la conformité des entreprises ?

On pourrait croire que la conformité des entreprises consiste uniquement à suivre la loi d'un certain pays, mais cela va en fait un peu au-delà. Dans une étude récente, il a montré que près de 70 % de toutes les entreprises et organisations déclarent que certains efforts de conformité peuvent aider à réduire des problèmes tels que :

• Frais juridiques
• Les questions de réglementation
• Le temps total de résolution des tâches administratives et des amendes

La conformité ne consiste donc pas seulement à obéir aux lois en vigueur. C'est aussi une garantie pour éviter les effets inutiles, lorsqu'une entreprise ne respecte pas les lois et règlements en vigueur (par accident). Par conséquent, vous pouvez dire que la conformité est également une question de prévention, par opposition à la simple obéissance à la loi. Une stratégie de conformité solide évitera efficacement tout problème, ce qui vous permettra de faire des affaires aux Pays-Bas de manière fluide et sans effort.

La différence entre la conformité externe et interne

Lorsque nous parlons de conformité fiscale, nous faisons référence aux conditions externes qui doivent être remplies. Mais toute entreprise peut également avoir une stratégie ou une structure de conformité interne. Essentiellement, presque toutes les entreprises sont confrontées à un mélange de conformité interne et externe (réglementaire). La conformité interne vise davantage à maintenir un certain niveau de qualité ou une norme commerciale que vous souhaitez que votre entreprise respecte. La conformité d'entreprise vise à réduire les risques de conformité à l'aide des fonctions de conformité. Un risque de conformité est essentiellement tout ce qui pourrait mettre votre entreprise en danger.

5 types de fonctions de conformité

La conformité des entreprises vise à prévenir et à réduire certains risques commerciaux. Celles-ci peuvent être identifiées dans 5 fonctions de conformité distinctes :

1. Identification des risques

Le premier et aussi le plus important objectif de la conformité d'entreprise est l'identification des menaces et des risques potentiels pour votre entreprise. Idéalement, avant même que cela ne se produise. Si votre programme de conformité est bien pensé, vous serez en mesure d'identifier les problèmes de conformité avant qu'ils ne surviennent et de les résoudre avant que quoi que ce soit ne se produise réellement. Un exemple très simple : vous avez reçu une lettre des autorités fiscales néerlandaises indiquant que votre déclaration de revenus annuelle est trop tardive. L'identification de ce risque vous incitera à produire la déclaration de revenus.

2. Prévention des risques

Une fois que vous êtes en mesure d'identifier les risques, vous pouvez mettre en place des mesures préventives pour prévenir les problèmes potentiels. Cela peut être réalisé en mettant en place certains mécanismes de contrôle pour protéger votre entreprise contre les risques identifiables. Un exemple très simple : fixer un délai chaque fois que vous devez produire une déclaration de revenus. Cela vous permettra de produire vos déclarations de revenus à temps, de sorte que vous n'aurez pas à recevoir de rappels à l'avenir.

3. Surveillance des risques

Afin de tirer les leçons des erreurs passées et de travailler plus efficacement, votre programme de conformité d'entreprise doit également inclure la surveillance des risques. En suivant, analysant et surveillant les risques potentiels, vous pouvez tester si votre programme actuel est efficace. La surveillance des risques vous permet également de tester si les étapes d'identification et de prévention des risques fonctionnent bien. Un exemple très simple : après 3 amendes, vous décidez de faire appel à un tiers, pour vous suivre et vous assister dans vos obligations fiscales.

4. Résolution des risques

Une fois que vous connaissez les risques potentiels, il est également très important de mettre en œuvre des stratégies pour les résoudre s'ils se présentent. Même la meilleure stratégie peut laisser de la place pour qu'un risque « s'échappe », c'est pourquoi il est important que vous sachiez comment gérer les risques. Un exemple très simple : une nouvelle législation a été mise en place qui vous oblige à changer la façon dont vous gérez votre administration. Cela vous pousse à changer votre stratégie de conformité.

5. Conseils sur les risques potentiels

Si vous ne maîtrisez pas très bien les règles de conformité, nous vous conseillons vivement de vous faire assister par un tiers tel que Intercompany Solutions. Nous pouvons examiner votre entreprise et votre situation globale, afin de vous fournir des conseils personnalisés sur la stratégie de conformité d'entreprise la plus appropriée. Si vous souhaitez que votre service de conformité fonctionne correctement, vous devez utiliser les cinq fonctions de conformité. Ceux-ci travaillent ensemble pour vous assurer le moins de risques possibles pour votre entreprise.

Aperçu des impôts néerlandais

Il existe plusieurs impôts officiels aux Pays-Bas, qui s'appliquent aux personnes physiques ainsi qu'aux personnes morales. Ces impôts néerlandais se composent également d'impôts directs et d'impôts indirects. Les impôts directs sont des impôts tels que l'impôt sur le revenu, que vous payez directement aux autorités fiscales néerlandaises. Les impôts indirects sont des taxes telles que les droits d'accise et la taxe sur les véhicules à moteur.

Impôts directs

Lorsque vous payez vos impôts directement aux autorités fiscales néerlandaises, ceux-ci sont considérés comme des impôts directs. Vous payez des impôts directs sur vos revenus, vos bénéfices et votre capital. Les impôts directs néerlandais sont les suivants :

• Impôt sur le revenu
• Taxe sur les salaires
• impôt sur les sociétés
• Impôt sur les dividendes
• Impôt de succession
• Taxe sur les donations
• Taxe sur les jeux
• Impôt sur les gains en capital

Impôts indirects

Lorsque ce n'est pas vous qui payez les impôts directement aux autorités fiscales néerlandaises, mais quelqu'un d'autre, on parle d'impôts indirects. Par exemple, les taxes incluses dans les prix et tarifs des produits et services. Pour cette raison, les taxes indirectes sont également appelées taxes augmentant les coûts, telles que les taxes prélevées sur des produits tels que l'alcool et le carburant. Les impôts indirects néerlandais sont les suivants :

• Taxe de vente (TVA)
• Droits d'accises
• Taxes sur les voitures particulières et les motos (bpm)
• Taxe sur les véhicules à moteur (mrb)
• Taxer les poids lourds (bzm)
• Taxe de transfert
• Taxe d'assurance
• Taxe de location
• Taxe bancaire
• Taxe environnementale
• Taxe d'importation
• Déclaration d'exportation

Comment cela vous affecte-t-il lorsque vous êtes propriétaire d'une entreprise néerlandaise ?

Si vous possédez une entreprise aux Pays-Bas, il est présumé que vous avez des revenus ou une richesse de sources néerlandaises. De ce fait, vous êtes également présumé redevable de plusieurs impôts. Les impôts les plus simples sont l'impôt néerlandais sur le revenu et BTW (TVA), mais comme nous l'avons expliqué ci-dessus, il y a plus d'impôts que vous devez prendre en considération.

Les autorités fiscales néerlandaises ont généralement accès à toutes sortes de données personnelles via différents organismes gouvernementaux, mais chaque propriétaire d'entreprise est toujours seul responsable du dépôt d'une déclaration de revenus annuelle et trimestrielle correcte. Si vous voulez vous assurer que cela est bien fait, nous vous conseillons de rechercher un tiers spécialisé auquel vous pouvez externaliser en toute sécurité vos responsabilités fiscales. Intercompany Solutions a de nombreuses années d'expertise avec des services tels que:

• Conseils sur les impôts néerlandais
• Maintenir une administration correcte
• Dépôt de toutes les déclarations fiscales périodiques
• Accompagner les propriétaires d'entreprise dans leur programme de conformité
• Ouverture de comptes bancaires
• Inscription au bureau des impôts néerlandais

Gardez à l'esprit que toutes les sociétés soumises aux impôts néerlandais sont tenues de se conformer à des règles et réglementations très spécifiques. Ceci est également directement lié à votre pays d'origine et aux éventuelles conventions fiscales qui existent entre votre pays d'origine et les Pays-Bas. Nos conseillers financiers peuvent vous aider pour toute question, problème ou demande que vous pourriez avoir concernant le sujet. Ils traitent quotidiennement des questions fiscales et de conformité complexes et sont ainsi en mesure de vous informer correctement et de manière substantielle. N'hésitez pas à nous contacter à tout moment pour obtenir des conseils ou un devis clair.

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