L'obligation de retenue fiscale selon le droit néerlandais

Mis à jour le 26 juin 2023

Lorsque vous démarrez une entreprise néerlandaise, vous devrez respecter toutes les lois néerlandaises qui réglementent l'environnement des affaires. L'une de ces lois est l'obligation dite de retenue fiscale. Cela vous indique essentiellement que vous devez archiver votre administration commerciale pendant un certain nombre d'années. Pourquoi? Parce que cela permet aux autorités fiscales néerlandaises de vérifier votre administration quand bon leur semble. L'obligation de retenue d'impôt est une obligation légale qui s'applique à tous les entrepreneurs aux Pays-Bas. Si vous avez l'habitude de travailler avec des fichiers assez anciens et des méthodes d'archivage de votre administration, cela peut s'avérer être tout un défi. Il y a même de fortes chances que, sans le savoir, vous ne respectiez pas l'obligation de conservation.

En substance, l'obligation de rétention fiscale stipule que tous les entrepreneurs aux Pays-Bas sont légalement tenus de conserver l'administration de leur entreprise pendant sept ans. Veuillez noter que pour certains documents, la période de conservation de sept ans s'applique, mais pour d'autres dix ans. Les documents doivent également être stockés de manière à permettre aux inspecteurs des autorités fiscales néerlandaises de contrôler facilement l'administration dans un délai raisonnable. Dans cet article, nous vous expliquons ce que signifie l'obligation de retenue fiscale pour votre entreprise, comment vous pouvez y adhérer et quels sont les pièges à éviter.

Informations sur l'obligation de retenue fiscale

Comme nous l'avons déjà expliqué ci-dessus, tous les propriétaires d'entreprise néerlandais ont l'obligation légale d'offrir aux autorités fiscales néerlandaises la possibilité de vérifier l'administration jusqu'à il y a sept ans. Cela s'applique aux données de base sur vos dépenses et vos revenus financiers, telles que le grand livre général, votre gestion des stocks, les comptes clients et les comptes fournisseurs, l'administration des achats et des ventes et l'administration de la paie. Ainsi, tout l'argent qui entre et sort au cours d'un exercice financier donné, qui va du 1^st de janvier jusqu'au 31^st de décembre. Vous devez garder à l'esprit que cela signifie que chaque entrepreneur néerlandais doit être en mesure de montrer toutes les données des sept (ou dix) dernières années, lors d'un contrôle aléatoire par les autorités fiscales. Aléatoire signifie qu'ils peuvent survenir à l'improviste, vous devez donc toujours être préparé.

Il existe de nombreuses raisons possibles pour qu'un contrôle se produise, même si parfois il s'agit simplement d'un audit général. Les autorités fiscales peuvent simplement décider que vous avez besoin d'un contrôle périodique, afin de vous assurer que vous faites tout en toute légalité et que votre administration est à jour. Ces vérifications se produisent au hasard, mais pas très souvent. Dans d'autres cas, il existe généralement une raison claire pour laquelle les autorités fiscales décident de vous contrôler. Par exemple, vous avez soumis des déclarations que les autorités fiscales trouvent suspectes. Ou vous pourriez penser à une enquête, que l'inspecteur des impôts effectue chez l'un de vos fournisseurs, ou un partenaire commercial ou un autre tiers impliqué. L'inspecteur demande alors l'accès à votre administration, et voit s'il peut détecter des erreurs ou des irrégularités. C'est pourquoi les comptables et comptables font souvent remarquer à leurs clients qu'il est très important de gérer une administration bien conçue et concise.

Non seulement parce que le fisc peut venir se mêler de votre administration, mais pour d'autres avantages spécifiquement pour vous et votre entreprise. Si vous dirigez une administration solide, cela vous donne un aperçu de vos chiffres financiers. Vous pouvez le voir un peu parallèlement à un livret de ménage : vous surveillez tout l'argent qui entre et qui sort. Cela signifie que vous savez exactement où se situent les problèmes, par exemple, lorsque vous dépensez plus en actifs que vous ne réalisez réellement de bénéfices. Malgré le fait que la chance ne soit pas grande qu'un inspecteur frappe à votre porte, il est toujours sage d'avoir l'administration en ordre. Pour les entrepreneurs, la comptabilité est aussi une source fiable de chiffres pour prendre des décisions éclairées. Cela signifie qu'il est plus facile de décider quand investir dans quelque chose de nouveau, plutôt que d'investir moins et de gagner plus d'argent pendant un certain temps. Il vous donne une vision globale de la rentabilité de votre entreprise, ce qui est très important si vous souhaitez atteindre un véritable succès.

Quand appliquez-vous la période d'obligation de conservation de 10 ans ?

Comme nous l'avons brièvement mentionné ci-dessus, la période de conservation régulière est de 7 ans. Dans certains cas, les entrepreneurs auront besoin de stocker des informations et des données pendant quelques années de plus, à savoir 10 ans. L'une des situations dans lesquelles cette obligation de conservation prolongée s'applique est lorsque vous êtes propriétaire ou locataire d'un immeuble de bureaux ou d'un autre type de locaux professionnels. Les données sur les biens immobiliers sont soumises à une obligation de conservation de dix ans, donc si vous possédez tout type de bien via votre entreprise, vous êtes soumis à la durée de conservation plus longue. Il en va de même lorsque votre entreprise fournit ou participe à la fourniture de services de radiodiffusion et de télévision, de services électroniques et/ou de services de télécommunication et a également opté pour le système dit OSS (One-Stop-Shop). Gardez à l'esprit qu'il est en fait tout à fait possible de conclure des accords avec les autorités fiscales sur certaines réglementations ou dispositions, telles que :

• À quel point l'administration doit être détaillée
• La manière dont les registres sont conservés
• Conserver les données autres que les données de base pendant une période de temps plus courte

Conservez et mettez à jour également, le cas échéant, l'enregistrement du temps "données de base" pour la déduction fiscale annuelle de l'entrepreneur. Cela est également vrai pour conserver un bon enregistrement de kilométrage. Vous devez en conserver un pour l'utilisation de votre voiture personnelle à des fins professionnelles, ou l'inverse : lorsque vous utilisez votre voiture professionnelle uniquement à des fins professionnelles et jamais à titre privé.

Qui devrait garder une administration, exactement ?

L'une des premières questions que vous pourriez vous poser, c'est qui est obligé de conserver une administration pendant au moins 7 ans ? En réalité, chaque propriétaire d'entreprise est tenu de le faire. Peu importe la taille de votre entreprise : l'obligation incombe à chaque entrepreneur néerlandais. Vous n'avez pas seulement besoin de tenir une administration, mais l'administration doit également être tenue de manière à permettre aux autorités fiscales de la vérifier. Certaines règles et réglementations sont donc en jeu, ce qui signifie que votre administration doit être conforme à la législation néerlandaise. Vous avez besoin de cette administration pour déposer correctement une déclaration de TVA et une déclaration de livraisons intracommunautaires (ICP), mais aussi pour pouvoir mener correctement votre activité. En général, cela signifie que vous devez conserver tous les documents originaux, vous pourrez ainsi les montrer à l'inspecteur des impôts lorsqu'il effectuera un contrôle.

Qui est dispensé de tenir des registres complets de TVA ?

Certains entrepreneurs ne sont pas tenus de tenir des registres de TVA complets :

• Entrepreneurs qui ne fournissent que des biens ou des services exonérés de TVA
• Les personnes morales qui ne sont pas des entrepreneurs, mais qui ont un numéro d'identification à la TVA

Obligations administratives supplémentaires

Possédez-vous une entreprise qui commercialise des produits à marge ? Ensuite, des obligations administratives supplémentaires s'appliquent à vous. Qu'est-ce qu'un bien à marge ? Les biens marginaux sont généralement des biens d'occasion (d'occasion) que vous avez achetés sans payer de TVA. Sous certaines conditions, les articles suivants peuvent également être considérés comme des biens de marge :

• L'art
• ANTIQUITÉ
• Objets de collection que vous achetez ou importez avec TVA.

Qu'est-ce qui relève de la catégorie des biens d'occasion ?

Les biens d'occasion sont tous des biens que vous pouvez réutiliser, après réparation ou non. Veuillez noter que tous les biens que vous achetez à un particulier sont toujours des biens d'occasion, même s'ils n'ont jamais été utilisés. Les biens d'occasion comprennent également les biens qui ont été élevés en interne ou, comme dans le cas des chevaux. Lorsque vous négociez des biens à marge, vous devez tenir des registres. Cela est dû au fait que le commerce des biens marginaux est soumis à des obligations administratives générales. En plus de cela, différentes règles s'appliquent à votre gestion des biens de marge. L'achat et la vente de biens à marge doivent, bien sûr, être conservés dans vos registres. Pour ces biens, il existe deux méthodes différentes pour y parvenir :

• Vous calculez la TVA par bien individuel et suivez les achats et les ventes par article dans votre administration. Les autorités fiscales appellent cela la méthode individuelle.
• Vous calculez la TVA sur la marge bénéficiaire totale d'une période de déclaration. C'est ce que nous appelons la méthode de la mondialisation.

Les deux méthodes sont soumises à des obligations administratives supplémentaires. Alors, quelle méthode utilisez-vous? Vous pouvez répondre à cette question en indiquant que cela dépend du type de marchandise que vous êtes autorisé à utiliser. La méthode de globalisation est obligatoire pour les marchandises suivantes :

• Moyens de transport, tels que voitures, motos, vélos, cyclomoteurs et caravanes
• Vêtements
• Meubles
• Livres et revues
• Matériel photo, cinéma et vidéo
• Cassettes vidéo, DVD, cassettes de musique, CD, LP, etc.
• Instruments de musique
• Appareils électroménagers
• Appareils électriques
• Animaux
• Art, antiquités et objets de collection (sous certaines conditions, comme mentionné précédemment)

La méthode de globalisation est également obligatoire pour les pièces, accessoires et fournitures utilisés dans ces biens, puisqu'ils font partie intégrante des biens marginaux eux-mêmes. Ainsi, même si vous mettez un nouveau tube d'échappement sur votre voiture d'occasion, cela fera partie de la bonne marge (la voiture).

Marchandises qui ne sont pas qualifiées de marchandises marginales

Commercez-vous d'autres biens que des biens à marge ? Cela signifie que vos marchandises ne sont pas qualifiées d'utilisées ? Ensuite, vous devez appliquer la méthode individuelle, par opposition à la méthode de globalisation. La méthode de globalisation vous permet de compenser les marges bénéficiaires négatives par les marges bénéficiaires positives. Ceci n'est cependant pas autorisé avec la méthode individuelle. Dans tous les cas, il est tout à fait possible de demander aux autorités fiscales néerlandaises de changer de méthode, chaque fois que vous pensez que cela vous convient. Uniquement dans le cas où vous êtes un commissaire-priseur ou un intermédiaire agissant pour votre compte en tant que commissaire-priseur, vous ne pouvez pas appliquer la méthode de globalisation. Cela peut être dû au fait qu'un commissaire-priseur fonctionne comme un intermédiaire entre les acheteurs et les vendeurs, et ne peut donc pas être considéré comme le propriétaire de l'objet. En outre, vous pouvez vendre des produits à marge avec TVA. Vous pouvez en fait choisir de vendre des biens à marge avec TVA. Vous pouvez lire ce que vous devez faire dans votre administration sous Conséquences administratives lors de la vente sous le régime normal de la TVA.

Les documents exacts que vous devez conserver pendant une certaine période

Comme nous l'avons mentionné précédemment, vous devez conserver toutes les données de base de l'administration de votre entreprise pendant une période de 7 ans, pour que les autorités fiscales puissent vérifier les données. La période de 7 ans commence lorsque la valeur actuelle de tout bien ou service expire. Pour pouvoir expliquer ce que signifie « en cours » dans ce contexte, nous pouvons utiliser l'exemple d'un contrat de location de voiture. Imaginez que vous louez une voiture pendant une période de 3 ans. Tant que le contrat est actif, le bien ou le service est considéré comme actuel. Avec la résiliation du contrat, cependant, le bien ou le service n'est plus utilisé à ce moment-là et, par conséquent, est considéré comme expiré. La même chose s'applique à la situation, lorsque vous effectuez un paiement final pour payer quelque chose (off). À partir de ce moment, vous devez conserver les données concernant ce bien ou ce service pendant 7 années consécutives, car c'est à ce moment que commence réellement la période de conservation. Bien sûr, vous aimeriez savoir quels documents et quelles données vous devrez archiver. Les données de base sont généralement les suivantes :

• Le grand livre général
• La gestion des stocks
• L'administration des achats et des ventes
• L'administration des comptes clients et des comptes fournisseurs
• L'administration de la paie

Outre les données de base susmentionnées, vous devez tenir compte du fait que vous devez également conserver toutes les données de base. Les données de base concernent des sujets tels que des informations sur vos débiteurs et créanciers et des fichiers d'articles. Veuillez noter que toutes les mutations dans les données de base doivent être traçables par la suite.

La bonne façon de stocker les factures

Une partie importante de l'obligation de conservation est la manière spécifique dont les données sont reçues et stockées. Selon les dispositions légales relatives à ce sujet particulier, vous devez conserver les livres, documents et supports de données importants pour l'imposition exactement de la même manière que vous les avez reçus. Donc, dans son état d'origine, c'est-à-dire l'enregistrement primaire des données sources. Cela signifie qu'un document reçu numériquement doit également être stocké numériquement, ce qui peut sembler contre-intuitif au début, car le stockage physique des données a été la norme pendant si longtemps. Cela ne s'applique plus. Par exemple, un devis ou une facture que vous recevez par e-mail doit être stocké sous forme de fichier numérique, car la manière originale dont vous l'avez reçu est numérique. Conformément aux règles de l'obligation de conservation, vous ne pouvez stocker ce devis ou cette facture que sous forme numérique.

Une autre chose que vous devriez faire est de stocker la source du fichier que vous avez reçu, à côté du stockage numérique de chaque fichier numérique. Il ne suffit pas de sauvegarder la facture elle-même, car les autorités fiscales veulent que vous puissiez prouver qu'après réception, la facture n'a pas été ajustée par vous à la main. Ainsi, vous réalisez cela en stockant non seulement la facture elle-même, mais également l'e-mail dans lequel la facture était jointe. Cela permet à l'inspecteur de voir que la facture que vous avez enregistrée sous forme de fichier PDF ou Word est vraiment la même que celle reçue à l'origine par e-mail. Les données du système d'information, dites données dérivées, doivent être traçables jusqu'aux données sources. Cette piste d'audit est une condition importante lorsqu'il s'agit de stocker numériquement l'administration. Vous êtes également autorisé à demander à vos clients de s'identifier. Ce qui n'est pas autorisé, selon les règles GDPR, cependant, c'est que cette forme d'identification soit copiée et, par exemple, stockée dans une administration. Cela n'est autorisé que dans les cas où cela est obligatoire, comme lorsque vous embauchez un employé, ou que les personnes doivent prouver leur identité afin de s'abonner à (certains) des services que vous proposez.

La manière correcte de tenir une administration physique

Une facture ou un autre document que vous recevez par la poste sur papier, et qui doit être conservé, vous pouvez effectivement le dématérialiser et le stocker numériquement selon l'administration fiscale. Donc, en gros, vous remplacez le fichier source, qui est la facture papier, par un fichier numérique. C'est ce qu'on appelle la conversion. Mais gardez à l'esprit que dans ce scénario, vous devez également conserver le fichier original, comme nous l'avons mentionné ci-dessus, pendant la période juridiquement contraignante. Lors de la numérisation, vous devez être informé de certains facteurs importants. Les propriétaires d'entreprise numérisent souvent en numérisant les factures, en prenant une photo des documents ou en ayant un outil de numérisation lié à leur programme de comptabilité, également appelé « scanner et reconnaître ». Ce n'est que par cette dernière voie de numérisation qu'il est possible de numériser les factures non seulement plus facilement, mais également selon la procédure correcte.

Dans une brochure sur l'obligation de conservation, l'administration fiscale néerlandaise fait référence aux conditions qu'une transformation doit remplir. Il est important, ici, que les caractéristiques de sécurité du document original ne soient pas perdues. Cela signifie que vous conservez toujours les factures papier physiquement (sous forme papier) pendant une période de sept ans. Il est particulièrement difficile pour les autorités fiscales de vérifier l'authenticité des reçus payés en espèces. D'autre part, il existe également des exemples de cabinets comptables qui ont conclu des accords avec les autorités fiscales à ce sujet. Par exemple, les bureaux ont collectivement reçu l'autorisation pour tous leurs clients de stocker numériquement les factures physiques, afin qu'ils n'aient plus rien à conserver sur papier. Il est sage pour vous, en tant qu'entrepreneur, d'explorer vos options et éventuellement de discuter avec les autorités fiscales de vos souhaits spécifiques. Ils sont souvent prêts à être flexibles et à vous aider de certaines manières, tant que vous gardez tout propre, transparent et légal.

La bonne façon de stocker des données numériques

Il existe plusieurs façons de stocker correctement les données numériques. La condition la plus importante est bien sûr que les données doivent être conservées pendant 7 (ou 10) ans. Stockez-vous toutes vos données et travaillez-vous sur votre propre serveur ? Ensuite, la loi fiscale néerlandaise stipule que vous devez disposer d'une bonne procédure de sauvegarde, tandis que vous devez également effectuer ces sauvegardes de manière cohérente. En plus de cela, ces sauvegardes doivent être stockées sur un emplacement différent de celui où se trouve l'administration numérique. Vous pouvez, par exemple, utiliser un disque dur externe à cette fin. Il est également permis et possible d'opter pour une solution cloud pour stocker vos données. Saviez-vous que le logiciel de comptabilité basé sur le cloud présente de nombreux avantages, tels que les suivants : 

• Vous et votre comptable ou comptable pouvez accéder aux données à partir de n'importe quel appareil
• Vos données sont conservées en toute sécurité et ne peuvent pas être perdues ou endommagées en cas de panne d'un ordinateur ou d'un autre appareil
• Vous pouvez vous informer et piloter votre entreprise sur la base de données réelles et actuelles
• Vous pouvez également lier d'autres programmes au logiciel de comptabilité

Lorsque vous gardez ces règles à l'esprit, vous êtes assez sûr de stocker votre administration numérique de la bonne manière. Nous décrirons ci-dessous quelques détails plus intéressants concernant une administration numérique.

Conditions et exigences supplémentaires concernant le stockage numérique des fichiers et des données

Avez-vous des données stockées sur des équipements obsolètes ? L'obligation de conservation signifie également que les données conservées doivent être accessibles. Ainsi, vous devrez être en mesure d'accéder et d'ouvrir le fichier d'origine. Cela signifie que, par exemple, les anciens équipements qui permettent d'accéder aux données doivent être conservés, si certains fichiers numériques ne peuvent être consultés que de cette manière. Vous pouvez penser à d'anciens supports de stockage, tels qu'une ancienne disquette ou une version antérieure de Windows. Par ailleurs, la plupart des progiciels comptables prennent en charge financièrement le dossier dit d'audit. Le dossier de vérification est un extrait du grand livre. Veuillez noter cependant qu'il ne suffit pas de conserver uniquement le dossier d'audit, car il ne comprend pas toutes les entrées administratives. De plus, gardez à l'esprit tous les moyens de communication électroniques, tels que votre calendrier, vos applications et vos SMS. Tous les messages via e-mail, WhatsApp, SMS et même Facebook doivent être conservés dans la mesure où ils sont considérés comme relevant de la catégorie "communication d'entreprise". En cas d'inspection, ces informations doivent être mises à disposition sous la forme demandée par l'inspecteur. Cette règle s'applique également à la tenue d'un agenda numérique.

En savoir plus sur la conversion d'un dossier papier en support numérique ou de stockage

Sous certaines conditions, vous pouvez transférer des données d'un support de stockage à un autre. Par exemple, numériser un document papier ou le contenu d'un CD-ROM vers une clé USB. Bien sûr, il y a certaines conditions pour pouvoir le faire, qui sont les suivantes :

• La conversion est effectuée correctement et complètement
• Les données converties sont disponibles pendant toute la durée de conservation
• Vous êtes en mesure de reproduire les données et de les rendre lisibles et contrôlables dans un délai raisonnable

Si vous réussissez à vous en rendre compte, vous ne serez plus obligé de conserver des documents papier. Ainsi, si vous parvenez à remplir les conditions précitées, vous n'avez plus besoin de conserver le document original. Cela vous fera gagner du temps et de l'espace, puisque vous n'aurez plus besoin d'une administration physique. Donc, fondamentalement, la version numérique remplacera l'original. En principe, la conversion est possible pour tous les documents, à l'exception de :

1. Le bilan
2. L'état de l'actif et du passif
3. Certains documents douaniers.

Sans administration physique, vous pouvez réellement économiser beaucoup d'espace de bureau et vous-même beaucoup de travail supplémentaire. Plus besoin de chercher dans les vieilles archives ou les boîtes à chaussures dans les placards rembourrés. Quand on regarde les évolutions numériques des 10 à 20 dernières années, il est judicieux de franchir le pas vers une administration entièrement numérique. Il est presque impossible de perdre un fichier stocké numériquement, en particulier lorsque vous utilisez une solution basée sur le cloud. De plus, il est beaucoup plus facile et plus rapide de boucler des fichiers numériques. Aidez également votre comptable. Parlez-en à votre comptable de temps en temps et essayez d'organiser l'administration de manière à respecter l'obligation légale de conservation. Les programmes de comptabilité en ligne ne fournissent pas seulement des administrations plus contrôlables. Avec des pare-feu bien gardés et des clés sécurisées, de bons programmes de comptabilité en ligne stockent automatiquement votre administration dans le cloud. Vous pouvez le voir comme un coffre-fort numérique, dans un endroit sûr, auquel personne d'autre que vous et votre comptable ne peut accéder. Soit : l'administration fiscale, lorsque l'inspecteur doit vérifier vos livres.

Intercompany Solutions peut vous informer davantage sur l'obligation de retenue fiscale

Comme vous pouvez le constater, l'obligation de retenue fiscale est très importante. Il est sage de toujours rester informé de la dernière législation en la matière, afin que vous sachiez en tant qu'entrepreneur que vous opérez en conformité avec toutes les lois néerlandaises applicables. Votre comptable devrait en fait vous informer à ce sujet, ainsi que sur toutes les options pour vous conformer à cette loi de manière appropriée et sûre. Si vous n'avez pas de comptable et que vous ne savez pas comment vous y conformer, ou peut-être que vous venez de créer votre propre entreprise et que vous êtes nouveau sur ces sujets : dans tous ces cas, vous pouvez toujours contacter Intercompany Solutions. Nous pouvons vous fournir des conseils financiers et fiscaux approfondis, y compris la meilleure façon pour vous de maintenir une bonne administration. Nous pouvons également vous offrir un soutien et des conseils en matière de paiement des impôts et d'établissement de votre déclaration de revenus annuelle. N'hésitez pas à nous contacter directement pour plus d'informations.

Sources:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/