Les avantages d'être certifié Xero : simplifiez votre administration en ligne

Mis à jour le 19 février 2024

Depuis le début du commerce électronique et un nombre sans cesse croissant d'entreprises en ligne, les diverses options innovantes pour gérer une administration en ligne ont également connu un essor. L'une de ces sociétés de logiciels à succès s'appelle Xero : une solution d'administration en ligne qui offre un logiciel de comptabilité facilement accessible aux entrepreneurs du monde entier. Les boutiques en ligne en particulier profitent de leur approche, car faire votre administration en ligne est exceptionnellement facile avec cette marque. Intercompany Solutions a choisi de devenir officiellement certifié Xero, ce qui signifie que nous pouvons vous offrir une connexion transparente entre votre administration et la nôtre. Nous décrirons certains avantages de Xero dans cet article, en particulier en combinaison avec nos services d'administration.

Qu'est-ce que Xero et que proposent-ils ?

Xero peut être décrit comme un logiciel de comptabilité en ligne, qui gère toutes les tâches financières et fiscales avec une seule solution. Vous pouvez le comparer à un logiciel de comptabilité standard, à la différence que Xero fonctionne en ligne. C'est extrêmement efficace car de nombreux entrepreneurs sont souvent en déplacement et n'ont pas toujours accès aux PC ou ordinateurs portables de l'entreprise. Étant donné que Xero est un logiciel en ligne, vous pouvez y accéder avec tous les appareils connectés à Internet. Le logiciel se connecte également directement à votre banque, ce qui permet des transactions rapides.

Xero vous permet d'accéder à divers documents tels que les factures entrantes et sortantes, votre liste de contacts et tous vos comptes en ligne, où que vous soyez. Il permet également une collaboration en ligne, par exemple en invitant votre conseiller financier. Cela implique d'accéder aux informations en temps réel en même temps que vos collègues et partenaires, la possibilité de laisser des commentaires et de discuter des données de l'entreprise en temps réel. Si vous avez des employés, le logiciel leur permet également de soumettre des dépenses en temps réel, par exemple lorsqu'ils sont au restaurant. Vous pouvez personnaliser Xero en fonction de vos besoins précis, en fonction de la taille et des préférences de votre entreprise. Depuis Intercompany Solutions fonctionne également avec Xero, nous pouvons simplifier l'ensemble du processus d'administration pour votre entreprise et pour nous-mêmes, en utilisant ce logiciel.

Éléments d'une solide administration des affaires

Si vous souhaitez utiliser un outil spécifique pour votre administration (en ligne), il y a plusieurs facteurs à prendre en compte concernant les lois fiscales et fiscales néerlandaises. Une administration doit comporter plusieurs sections et fonctionnalités obligatoires, afin que vous ayez toujours tout ce dont vous avez besoin dans un seul outil ou une seule application. Ci-dessous, nous décrirons les parties les plus courantes d'une administration, que vous devriez avoir triées dans une administration appropriée à tout moment.

Réception, envoi et stockage des factures et devis

L'une des parties les plus importantes de toute administration est l'entrée et la sortie d'argent. Ainsi, vous avez besoin d'un système qui suit et paie les factures à temps. Mais vous devrez également pouvoir lier les factures, les clients et les transactions. Assurez-vous de choisir un système qui simplifie ces actions, car il y en aura beaucoup. Cela vous permettra d'avoir une vue d'ensemble claire des comptes fournisseurs et de la trésorerie générale. À côté de cela, recherchez également un système avec des options de conception concernant les factures et les devis. De cette façon, vous pouvez tout créer via un seul logiciel.

Être capable de suivre tous les projets en cours et passés

Le logiciel de comptabilité doit pouvoir lier certains documents et actions, tels que les devis, les factures et le développement total du projet. Avec un système qui relie ces informations, vous pouvez facilement suivre les coûts totaux, la rentabilité et le calendrier de tout projet au sein de votre entreprise. Si vous avez plusieurs projets actifs à tout moment, cela s'avérera être un outil précieux.

Réclamer les dépenses des employés

Les dépenses des employés peuvent être au mieux désordonnées. Si vous souhaitez garder une trace en temps réel de tous les coûts que les employés font à vos frais, un logiciel qui permet cela s'avérera être un avantage majeur. Il devrait également être possible de soumettre, d'approuver et de rembourser les notes de frais des employés, de préférence également en temps réel.

Une bonne connexion à toutes les banques

Un pro massif est tout système qui gère les opérations bancaires (presque) en temps réel. Sinon, vous risquez de devoir attendre plusieurs jours, jusqu'à ce que les transactions commencent même. Avec des solutions comme Xero, il est possible d'y connecter votre banque et de configurer des flux bancaires. Toutes les transactions seront acheminées en toute sécurité dans Xero chaque jour ouvrable, de cette façon. Il est également possible de catégoriser vos opérations bancaires, afin de garder une vue d'ensemble saine.

Contacts de l'entreprise et détails de l'entreprise

Toute administration normale contient, à tout le moins, des informations de base sur tous les contacts de l'entreprise. Si vous voulez que les audits se déroulent sans heurts, il est nécessaire que tout soit au même endroit et facilement traçable. Il devrait être facile de rechercher un client ou un fournisseur, de voir un historique complet des ventes auxquelles vous et eux avez participé, et de pouvoir accéder aux e-mails, aux factures et aux paiements ainsi qu'aux coordonnées.

Une base de données solide de tous les fichiers et documents importants

Si vous n'aimez pas conserver une base de données physique de fichiers, pouvoir stocker numériquement vos documents est un must pour tout bon logiciel de comptabilité. De cette façon, vous pouvez numériser tous les documents liés à votre entreprise et les stocker en toute sécurité pour un accès facile pour toujours. Certains programmes offrent même la possibilité de ne plus avoir à saisir de données manuellement, ce qui peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Exigences de rapport

Il est très important de suivre tout ce que vous faites, en particulier fiscalement et financièrement. Vous devrez créer périodiquement divers rapports comptables à des fins fiscales, ainsi que d'éventuelles possibilités d'audit. Surtout aux Pays-Bas, il est très important de garder une trace de votre administration et d'être toujours en mesure de fournir des preuves.

Logistique et contrôle des stocks

Si vous possédez une boutique en ligne, vous saurez qu'avoir le contrôle et l'accès à votre inventaire actuel à tout moment est une nécessité fondamentale. Cela signifie que les boutiques en ligne, en particulier, ont besoin d'une solution en temps réel qui maintient un inventaire à jour indéfiniment. Tout changement de stock peut avoir des effets cruciaux sur la disponibilité de votre magasin. Gardez une trace de ce qui est en stock avec un logiciel d'inventaire solide. Cette option doit également être liée aux factures payées et envoyées.

Possibilités de comptabilité multidevises

Si vous êtes un entrepreneur en ligne, par exemple dans le domaine du commerce électronique, vous aurez inévitablement affaire à des clients des quatre coins du monde. Cela signifie que vous devrez également gérer plusieurs devises, ce qui est grandement facilité par un bon logiciel de comptabilité. Recherchez des outils qui permettent le paiement dans de nombreux pays, y compris les taux de change actuels et les conversions de devises instantanées.

Les options d'analyse sont également une nécessité

Si vous aussi vous aimez regarder vers l'avenir de votre entreprise, une fonction d'analyse est absolument nécessaire. Cela vous permettra d'analyser les flux de trésorerie futurs possibles, de les lier aux projets en cours, de toujours pouvoir vérifier la santé financière de votre entreprise et également de suivre les métriques. Cela simplifie également le calcul de l'équité des projets actuels et futurs.

Intercompany Solutions est votre partenaire administratif aux Pays-Bas

Si vous souhaitez vous associer à un professionnel de la finance et de l'administration certifié Xero, notre cabinet peut vous fournir toute l'assistance et les solutions dont vous avez besoin. Depuis l'enregistrement d'une société néerlandaise, l'acquisition d'un numéro de TVA et d'un compte bancaire, jusqu'à vous assister dans les services comptables et administratifs nous fournissons. Si vous souhaitez recevoir plus d'informations sur nos services, ou un devis personnalisé, n'hésitez pas à nous contacter directement. Notre équipe est toujours ravie de vous conseiller.