Conditions

Conditions générales de vente ICS Formations BV

Article 1. Définitions
Dans les présentes conditions générales, les définitions suivantes s'appliquent :
1.1 Conditions Générales:l'intégralité des dispositions telles qu'incluses ci-dessous.

1.2 ICS Formations BV:la société privée à responsabilité limitée ICS Formations BV, ayant son siège social à Stadionstraat 11c10, 4815NC Breda, inscrite au registre du commerce de la Chambre de commerce sous le numéro 95852565, légalement représentée par Ivo van Dijke. ICS Formations BV comprend tous les noms commerciaux.

Sauf convention contraire expresse dans les présentes conditions générales, toutes les conditions générales s'appliquent également aux noms commerciaux.

et ICS Advisory & Finance BV 37, 3011 AA Rotterdam, Pays-Bas, inscrite au registre du commerce de la Chambre de commerce sous le numéro 71469710, par la présente légalement représentée par Ivo van Dijke.

Ensemble, les deux sociétés seront désignées par le terme « ICS », sachant que le client comprend que :
ICS Conseil et Finance BV s'occupe de tous les services comptables pour les clients d'ICS.
ICS Formations BV assure la constitution de sociétés, les demandes de TVA, les services de secrétariat, les services de traduction et l'assistance générale des ICS.

1.3 Projet: la personne physique ou morale qui a conclu un accord avec ICS.

1.4 Fêtes:ICS et le client ensemble.

1.5 Accord:tout accord, ainsi que les actes (juridiques) en préparation et en exécution de celui-ci, dans le but de faire exécuter par ICS des travaux commandés par ou au profit du Client.

1.6 Réalisations :Tous les travaux commandés par le Client ou exécutés par ICS sur tout autre compte, au sens le plus large du terme.

1.7 DOCUMENTS: tous les éléments mis à disposition par le Client à ICS, tels que les documents (numériques) ou les supports de données et tous les éléments produits par ICS dans le cadre du contrat, y compris les documents (numériques) ou les supports de données.

1.8 Écrit:toute communication écrite, y compris la communication par courrier électronique et par messagerie numérique, à condition que l’identité de l’expéditeur et l’authenticité de la communication aient été suffisamment établies.

Article 2. Applicabilité des conditions générales
2.1 Les présentes conditions générales s'appliquent à toutes les offres, devis, contrats conclus, prestations de services et autres actes d'ICS. Les dérogations aux présentes conditions générales ne sont valables que si et dans la mesure où elles ont été convenues par écrit entre les parties.
2.2 Les présentes conditions générales s'appliquent également à tous les accords avec ICS qui nécessitent l'intervention de tiers.
2.3 En cas de conflit entre les présentes conditions générales et les dispositions prises dans un accord, les dispositions de l'accord prévalent.

2.4 Si le client utilise des conditions générales (d'achat ou de livraison) et s'y réfère, leur applicabilité est expressément exclue. Toutes conditions contraires aux présentes conditions générales ne seront pas acceptées par ICS.

2.5 La version la plus récente des conditions générales d'ICS s'applique. ICS a le droit de modifier et de compléter unilatéralement les présentes conditions générales. Les modifications s'appliquent également aux contrats déjà conclus dans un délai de 30 jours après la publication des modifications. ICS fournira au client la version la plus récente des conditions générales ou la publiera sur son site Internet.

2.6 Si une ou plusieurs dispositions des présentes conditions générales sont à tout moment totalement ou partiellement nulles, déclarées nulles ou annulées, les autres dispositions des présentes conditions générales resteront pleinement applicables. Les parties se concerteront pour convenir d'une nouvelle disposition destinée à remplacer la disposition nulle ou annulée. Le but et la portée de la disposition initiale doivent être respectés autant que possible.

2.7 Si ICS, de sa propre initiative, déroge aux présentes conditions générales en faveur du client, aucun droit ne pourra en être tiré par le client.

Article 3. Offres et devis
3.1 Une offre faite par ICS est sans engagement. ICS a le droit de révoquer une offre faite au plus tard trois jours après réception de l'acceptation.

3.2 Les offres seront faites par écrit et/ou par voie numérique, sauf si des circonstances urgentes rendent cela impossible.

3.3 L'offre ICS n'inclut pas de frais de coopération. L'offre et/ou le devis peuvent inclure des estimations de coûts et d'heures. Les coûts et heures réels engagés seront alors facturés après coup.

3.4 Le client est responsable de l'exactitude et de l'exhaustivité des informations et données fournies par ou au nom du client à ICS sur lesquelles l'offre est basée. Si, après l'établissement de l'offre, il apparaît que les données fournies diffèrent des circonstances en vigueur, ICS a le droit d'ajuster les prix et autres conditions concernées. ICS n'est pas obligé de vérifier l'exactitude des informations ou des données fournies par le client ou des tiers.

3.5 Un devis composite n’oblige pas ICS à exécuter une partie de la mission à une partie correspondante du prix indiqué.

3.6 ICS ne peut être tenu de respecter ses offres et/ou devis si le client comprend ou peut raisonnablement comprendre que l'offre et/ou le devis, ou toute partie de ceux-ci, contient une erreur évidente, une erreur de plume, une erreur d'impression, de composition ou de frappe.

3.7 Les offres et/ou devis ne s’appliquent pas automatiquement aux missions futures.

Article 4. Réalisation des accords
4.1 L’accord/contrat est conclu après l’acceptation par le client de l’offre faite par ICS.

4.2 Si l'acceptation du client s'écarte - que ce soit ou non sur des points mineurs - de l'offre d'ICS, l'accord/contrat sera conclu si ICS a accepté (par écrit) cette/ces dérogation(s).

4.3 Si le client donne une commande à ICS sans offre préalable, ICS n'est liée à cette commande qu'après l'avoir confirmée (par écrit) au client.

4.4 Les contrats ne deviennent contraignants pour ICS qu'après confirmation écrite de la part d'ICS ou dès qu'ICS - sans objection du client - a commencé l'exécution de la mission.

4.5 Les modifications apportées aux contrats ne sont valables que si et dans la mesure où elles ont été convenues (par écrit) entre les parties. ICS effectuera les modifications souhaitées, dans la mesure où cela est raisonnablement possible. Les modifications peuvent entraîner le dépassement par ICS d'un délai convenu dans le cadre du contrat, ce qui sera considéré comme un cas de force majeure.

4.6 Si, au cours de l'exécution du contrat, il apparaît que pour une bonne exécution du contrat, il est nécessaire de modifier ou de compléter le contrat, ICS en informera le client dans les meilleurs délais. Les parties procéderont à la modification du contrat en temps utile et en concertation mutuelle.
Article 5. Durée des accords

5.1 Un accord est conclu pour une durée indéterminée, sauf si le contenu, la nature ou la portée de l'accord en dispose autrement, ou si les parties en conviennent expressément autrement par écrit.

5.2 Si un délai a été convenu pour l'exécution de certaines tâches, celui-ci ne doit jamais être considéré comme un délai. Le non-respect d'un tel délai ne constitue donc pas un manquement imputable à ICS ni un motif de résiliation du contrat.

Article 6. Obligations du client

6.1 Le client doit être âgé d'au moins 18 ans. ICS ne conclut pas d'accords avec des mineurs.

6.2 Le client est responsable de la fourniture ponctuelle et complète de toutes les informations, données et documents qui sont nécessaires ou dont le client devrait raisonnablement comprendre qu'ils sont nécessaires à l'exécution du contrat.

6.3 Si les informations et documents nécessaires à l'exécution du contrat ne sont pas fournis à ICS en temps utile et de manière complète, ICS aura le droit de suspendre l'exécution du contrat et de facturer au client les frais supplémentaires résultant du retard selon les tarifs alors en vigueur.

6.4 Si le client doit fournir des informations, des données et/ou des documents nécessaires à l'exécution correcte et complète du contrat, le délai d'exécution commence après que le client a fourni ces données et/ou documents à ICS.

6.5 Le Client garantit l'exactitude, l'exhaustivité et la fiabilité des données et documents fournis à ICS, même s'ils proviennent de tiers. Le Client reste responsable des conséquences éventuelles de la fourniture d'informations, de données et de documents incorrects, incomplets et peu fiables.

6.6 Si le client le demande, les documents fournis lui seront restitués.

6.7 Le Client est tenu de communiquer à ICS toutes les informations et données nécessaires ou utiles à l'exécution (ultérieure) du contrat.

6.8 Le client est lui-même responsable du stockage sûr et correct des fichiers numériques et/ou de leur conservation. ICS n'est pas responsable des fichiers (numériques) perdus ou du piratage de ceux-ci.

6.9 Il est conseillé au client de consulter son conseiller juridique/fiscal et/ou comptable avant de signer un contrat.

Article 7. Obligation d'information et de diligence raisonnable
7.1 Le client doit immédiatement informer ICS :

• si le client est déclaré en faillite ou dépose son bilan ;
• si le client demande une suspension (temporaire) de paiement ;
• si le client fait l’objet d’une ordonnance de saisie ;
• si le client est placé sous tutelle ou administration ;
• si les structures de l’entreprise cliente changent ;
• si la propriété de l’entreprise du client change ;
• si le client perd par ailleurs le pouvoir de disposition ou la capacité juridique à l’égard de tout ou partie de ses biens.

7.2 Le client doit envoyer à ICS un certificat de conduite sur demande.

7.3 ICS peut demander au Client une diligence raisonnable supplémentaire pour les raisons suivantes :

- expiration des anciens documents;

- motifs juridiques pour demander des détails supplémentaires;

– réalisation d’un contrôle de routine tel que prévu par la réglementation nationale et internationale en matière de LBC, tel que (mais sans s’y limiter) :
https://www.dnb.nl/en/sector-information/open-book-supervision/laws-and-eu-regulations/anti-money-laundering-and-anti-terrorist-financing-act/

https://www.afm.nl/en/sector
https://www.imf.org/
https://finance.ec.europa.eu/

https://www.finra.org/
https://www.fatf-gafi.org/;

– la réception de nouvelles informations ou d’une demande de diligence raisonnable émanant d’une autorité officielle, d’un notaire ou d’un autre organisme compétent.

•  Si le Client ne répond pas à la demande dans un délai raisonnable (de deux semaines à 30 jours) et malgré les rappels envoyés, le Prestataire de services a le droit de résilier immédiatement le contrat. Dans ce cas, les sommes versées seront conservées par ICS.

Article 8. Exécution des accords
8.1 ICS déterminera la manière dont et par quelle(s) personne(s) le contrat sera exécuté. Ce faisant, ICS tiendra compte des instructions données par le client.

8.2 ICS exécute le contrat au mieux de ses connaissances et de ses capacités, conformément aux exigences de la bonne exécution et de la diligence et dans le respect des règles de conduite et de pratique professionnelles applicables. Tout cela sur la base de l'état de la science connu à ce moment-là. ICS a une obligation de moyens concernant les prestations fournies et ne peut être tenue responsable sur la base d'une obligation de résultat ; ICS ne peut donc pas être tenue responsable de résultats décevants et/ou de la non-réalisation des objectifs visés en raison de ses prestations déjà fournies.

8.3 ICS fait tous les efforts raisonnables pour sécuriser les données qu'ICS stocke pour le client de manière à ce que ces données ne soient pas accessibles à des personnes non autorisées.

8.4 ICS est en droit de faire exécuter (en partie) les services convenus par des tiers, sans préavis ni consentement explicite du client, si cela est souhaitable de l'avis d'ICS. ICS n'est pas responsable des erreurs et/ou des manquements des tiers engagés, si ICS a fait preuve de suffisamment de soin dans le choix de ces tiers.

8.5 ICS a le droit d’exécuter la mission par étapes.

8.6 Si la mission est exécutée par phases, ICS a le droit de suspendre l'exécution des parties appartenant à la ou aux phases suivantes jusqu'à ce que le client ait approuvé par écrit les résultats de la phase précédente (comme l'approbation du projet d'acte).

8.7 Si la mission est exécutée par phases, ICS a le droit de facturer séparément chaque partie exécutée et d'en exiger le paiement. Si et aussi longtemps que cette facture n'est pas payée par le Client, ICS n'est pas tenue d'exécuter la phase suivante et ICS est en droit de suspendre la mission.

8.8 En cas de recours à des services comptables, le client doit soumettre les documents nécessaires à la comptabilité (ou au dépôt de la déclaration fiscale) mensuellement ou dans un délai acceptable (maximum 10 jours après la fin de la période comptable) :

- Pour le premier trimestre, les documents doivent être reçus par l'ICS au plus tard le 10 avril ;

- Pour le deuxième trimestre, les documents doivent être reçus par l'ICS au plus tard le 10 juillet ;

- Pour le troisième trimestre, les documents doivent être reçus par l'ICS au plus tard le 10 octobre ;

- Pour le quatrième trimestre, les documents doivent être reçus par l'ICS au plus tard le 10 janvier.

 Toutes les conséquences d'un défaut de soumission des comptes à temps ou dans leur intégralité seront à la charge et aux risques du client.

8.9 ICS exécutera ses obligations en utilisant les informations fournies par le client. ICS ne peut être tenu responsable des retards dans la soumission des déclarations fiscales, si le client n'a pas soumis les documents requis à temps (jusqu'à dix jours après la fin de la période comptable) ou n'a pas payé les services comptables à l'avance.

8.10 ICS ne sera pas tenu responsable des frais d'intérêt encourus en raison de :

(a) Soumission tardive de la déclaration fiscale annuelle, dans les cas où le client n'a pas approuvé le rapport annuel dans le délai prévu de 30 jours à compter de la date de sa transmission au client ; ou

(b) Soumission tardive de la déclaration trimestrielle de TVA, dans les cas où le client n'a pas fourni à ICS la documentation requise dans les délais prescrits tels que décrits à l'article 8.8 des présentes conditions générales.

8.11 Les informations fournies par ICS dans le cadre du contrat sont soumises à la jurisprudence et aux lois et règlements en vigueur à ce moment. ICS n'est pas responsable si des changements de jurisprudence et/ou de lois et règlements affectent le client.

8.12 ICS a le droit de demander à tout moment le report nécessaire pour déposer les déclarations fiscales, etc. pour le compte du client. Le client donne par la présente son consentement exprès et inconditionnel à la demande de report.

8.13 Dans le cas où le client a besoin d'aide pour ouvrir un compte bancaire ou un compte de transfert de monnaie électronique, ICS fera tout son possible pour fournir cette assistance. Toutefois :

(a) ICS n’est pas légalement en mesure d’exécuter directement ce service au nom du client ;

(b) L’approbation de toute demande ultérieure reste à la seule discrétion de l’institution financière concernée.

8.14 Le client ne peut tirer aucun droit des engagements pris par ICS qui n'ont pas été consignés par écrit par la direction d'ICS. Les employés autres que la direction ne sont pas autorisés à prendre des engagements et ICS ne peut jamais être tenu responsable de cela.

8.15 ICS se réserve le droit d'appliquer un tarif personnalisé pour des situations comptables exceptionnellement complexes, y compris, mais sans s'y limiter :

• Transactions portant sur des devises étrangères ;
• Préparation de rapports interentreprises ;
• États financiers consolidés;
• Situations nécessitant de multiples révisions des données ou de nombreuses révisions après le projet de rapport
• Dans les situations où, pour une raison indépendante de la volonté de l'ICS, le temps passé dans le dossier dépasse considérablement la norme.

Le tarif spécifique sera déterminé en fonction des circonstances particulières et de la complexité de la situation. ICS informera le client le plus tôt possible d'un devis personnalisé.

Article 9. Immigration

9.1 ICS n'assume aucune responsabilité en cas de refus de permis si le client n'a pas fourni les documents nécessaires.

9.2 ICS n'assume aucune responsabilité en cas de refus du client par le Service de l'Immigration et de la Naturalisation. Aucune institution aux Pays-Bas ne peut garantir l'acceptation.

9.3 ICS n'assume aucune responsabilité quant au contenu des plans d'affaires du client ou quant au refus d'un financement/permis/etc. sur la base des plans d'affaires.

Article 10. Dispositions particulières à la constitution de sociétés

10.1 Les frais de création d'une entité comprennent l'enregistrement de la société, c'est-à-dire la notarisation et l'enregistrement auprès de la Chambre de commerce néerlandaise.

10.2 ICS Formations BV est responsable de l'enregistrement de la société.

Le client est responsable de l'entreprise elle-même.

10.3 ICS Formations BV n'assume aucune responsabilité pour les retards causés par des circonstances imprévues, telles que mentionnées à l'article 16 des présentes conditions générales (force majeure), des défaillances techniques de la Chambre de commerce et d'autres événements indépendants de la volonté d'ICS Formations BV

10.4 Le client doit donner son accord sur le projet d'acte. ICS Formations BV n'est pas responsable des erreurs dans l'acte après la constitution, après que le client a pu consulter le projet d'acte et a donné ou a pu donner son accord. Les éventuels frais (supplémentaires) de modification des statuts sont à la charge et aux risques du client.

10.5 Le client doit avoir une maîtrise suffisante de la langue néerlandaise et/ou anglaise. Si le client ne maîtrise pas suffisamment la langue néerlandaise et/ou anglaise, il doit en informer immédiatement ICS Formations BV afin qu'un interprète puisse être désigné. Les frais de l'interprète seront à la charge et aux risques du client.

10.6 L'acte constitutif officiel sera fourni en néerlandais, accompagné d'une traduction non officielle en anglais. Si le client a besoin d'une traduction officielle dans une autre langue, des services de traduction certifiée peuvent être organisés moyennant un coût supplémentaire.

10.7 Dans le cas où la structure de l'entreprise du client comprend plus de trois (3) entités nécessitant des contrôles KYC (Know Your Customer), ICS Formations BV se réserve le droit d'imposer des frais supplémentaires pour chaque entité dépassant ce seuil. Ces frais supplémentaires seront appliqués comme suit :

(a) Pour les trois (3) premières entités, les contrôles KYC seront effectués dans le cadre de la prestation de services standard ;

(b) Pour chaque entité au-delà des trois (3) initiales, des frais supplémentaires de 125 € seront prélevés pour couvrir les coûts associés aux contrôles KYC supplémentaires ;

(c) Pour les structures impliquant des paradis fiscaux, des frais supplémentaires peuvent être appliqués ;

(d) Le montant des frais supplémentaires sera déterminé par ICS Formations BV et communiqué au client avant le début des procédures KYC supplémentaires.

Article 11. Dispositions spéciales relatives au dossier de secrétariat
11.1 Le contrat relatif au service de secrétariat est conclu pour une durée d'un an à compter de la date de constitution. Si la constitution a été effectuée par l'intermédiaire d'un tiers, le contrat est conclu pour une durée d'un an à compter de la date de paiement.

11.2 La première demande de numéro de TVA est incluse dans le forfait de secrétariat. Il s'agit d'un service unique qui s'applique au premier numéro de TVA. D'autres services, tels que le changement de numéro de TVA, sont considérés comme des travaux supplémentaires et entraîneront donc des frais supplémentaires.

11.3 ICS Formations BV n'est pas responsable des décisions prises par les agences gouvernementales, telles qu'un notaire, la Chambre de commerce néerlandaise, l'administration fiscale néerlandaise, etc.

Article 12. Honoraires pour services comptables supplémentaires
12.1 Les tarifs des prestations s'entendent hors TVA et hors autres frais, tels que d'autres taxes gouvernementales, frais de déplacement, d'expédition et/ou frais de tiers engagés, sauf mention contraire explicite ou accord contraire. Les frais supplémentaires seront facturés au client sur la base d'un calcul ultérieur.

12.2 Les honoraires de ICS Advisory & Finance, augmentés le cas échéant des avances et factures de tiers mandatés, seront facturés au client par mois, par trimestre, par an ou après achèvement des travaux, y compris toute taxe sur le chiffre d'affaires due.

12.3 ICS se réserve le droit d'ajuster les prix de ses services en cas d'augmentation des coûts supportés par l'entreprise, y compris, mais sans s'y limiter, l'inflation et d'autres dépenses opérationnelles. Le montant de toute augmentation de prix sera déterminé par ICS à sa discrétion.

Le client sera informé à l’avance de toute augmentation de prix prévue et aura la possibilité de résilier son abonnement avant la fin de l’exercice.

Article 13. Facturation, paiement et encaissement
13.1 Le paiement de la facture doit être effectué dans les 15 jours suivant la date de la facture, sauf si un autre délai de paiement a été expressément convenu ou indiqué.

13.2 ICS se réserve le droit d'exiger à tout moment un prépaiement (intégral) ou toute autre garantie de paiement de la part du Client.

13.3 Les objections à la facture ne suspendent pas l’obligation de paiement du client.

13.4 En cas de paiement non effectué dans les délais ou de paiement incomplet, ICS est en droit de suspendre l'exécution du contrat avec effet immédiat ou de le dissoudre par déclaration écrite.

13.5 En cas de paiement tardif ou incomplet, le client sera en défaut de plein droit et ICS aura le droit, sans autre mise en demeure, de facturer au client des intérêts légaux à compter de la date d'échéance jusqu'à la date de paiement intégral.

13.6 ICS est en droit de facturer au client des frais de recouvrement (extra) judiciaires de 15 % du montant total convenu, avec un minimum de 150 €, même dans la mesure où les frais réels dépassent le montant des frais judiciaires, sans qu'une mise en demeure préalable soit nécessaire. Cette dernière s'applique dans la mesure où aucune disposition impérative ne s'y oppose.

13.7 Les paiements effectués par le client seront d'abord déduits par ICS de tous les intérêts et frais dus et ensuite des factures payables les plus anciennes.

13.8 En cas de mission conjointe, les clients, dans la mesure où les prestations ont été exécutées pour le compte des clients communs, sont solidairement responsables du paiement du montant de la facture, quel que soit le nom figurant sur la facture.

Article 14. Impossibilité de payer
14.1 ICS est en droit de résilier le contrat par écrit sans autre mise en demeure et sans intervention judiciaire, au moment où le client :

• est déclaré en faillite ou dépose le bilan;
• demande une suspension (temporaire) de paiement ;
• est saisi en exécution ;
• perd autrement le pouvoir de disposition ou la capacité juridique à l’égard de tout ou partie de ses biens.

Article 15. Suspension et dissolution

15.1 ICS a le droit de suspendre l'exécution de ses obligations, jusqu'à ce que toutes les créances échues et exigibles à l'encontre du client aient été entièrement payées, si (1) le client ne remplit pas les obligations découlant du contrat ou ne les remplit pas entièrement, ou (2) si ICS a pris connaissance de circonstances qui lui donnent de bonnes raisons de craindre que le client ne sera pas en mesure de remplir (correctement) ses obligations, ou (3) si, à la conclusion du contrat, le client a été invité à fournir une garantie pour l'exécution de ses obligations découlant du contrat et que cette garantie n'est pas fournie.

15.2 ICS est également autorisée à dissoudre le contrat (ou à faire dissoudre le contrat) dans les situations mentionnées au premier paragraphe du présent article, ou si d'autres circonstances surviennent qui sont de nature à rendre l'exécution du contrat impossible ou ne peut plus être exigée selon les normes de raisonnabilité et d'équité. Cela inclut également si le client refuse de prendre en compte et/ou ne se conforme pas à des demandes supplémentaires de diligence raisonnable aux fins du respect des lois et règlements (par exemple Directive anti-blanchiment d'argent/WWFT).

15.3 La dissolution sera effectuée par notification écrite et sans intervention judiciaire.

15.4 En cas de dissolution du contrat, les créances d’ICS à l’encontre du client deviennent immédiatement exigibles.

15.5 ICS se réserve le droit de réclamer des dommages et intérêts et n'est pas responsable des dommages ou des frais encourus par le client ou des tiers.

15.6 Communication entre les parties

(a) ICS communiquera avec le client exclusivement par courrier électronique (e-mail) et par téléphone.

(b) Dans le cas où : (i) la correspondance est adressée à une adresse électronique ou à un numéro de téléphone qui n'est plus utilisé ; et (ii) le client n'a pas fourni de notification en temps opportun de ce changement à ICS, ICS ne sera pas tenu responsable des dommages, amendes ou autres conséquences négatives résultant de la non-réception de cette correspondance par le client.

(c) Le client est seul responsable :

(i) Maintenir à jour et fonctionnels les adresses électroniques et les numéros de téléphone pour communiquer avec l'ICS ; et

(ii) Informer rapidement ICS de tout changement apporté à leurs coordonnées.

(d) Toute réclamation contre ICS pour des pertes ou dommages résultant de défaillances de communication dues à des informations de contact obsolètes ou incorrectes fournies par le client sera expressément abandonnée.

Article 16. Force Majeure
16.1 Si l'exécution du contrat devient impossible en raison d'une cause dont ICS ne peut être tenue responsable ou en raison de laquelle l'exécution de ses obligations ne peut raisonnablement être exigée d'ICS, y compris, mais sans s'y limiter, la maladie, les pannes du réseau informatique ou d'autres défaillances techniques, les manquements de tiers engagés par ICS, les mesures gouvernementales et autres stagnations dans le cours normal des affaires au sein de son entreprise, ICS est en droit de suspendre l'exécution du contrat.

16.2 Dans les présentes Conditions Générales, on entend par force majeure : une circonstance qui ne peut être imputée à la faute d'ICS et qui ne peut être imputée à ICS en vertu de la loi, d'un acte juridique ou de la pratique généralement acceptée. Outre cette interprétation de la force majeure selon la loi et la jurisprudence, on entend également par force majeure : toutes les causes extérieures, prévues ou imprévues, sur lesquelles ICS ne peut avoir aucune influence, mais qui empêchent ICS de remplir ses obligations.

16.3 En cas de force majeure, ICS fera des efforts raisonnables pour fournir une solution alternative, si elle le souhaite.

16.4 Si la situation de force majeure survient au moment où ICS a (partiellement) rempli ses obligations ou est en mesure de les remplir, ICS est en droit de facturer la partie déjà remplie ou à remplir. Le client est tenu de payer cette facture comme s'il s'agissait d'un contrat séparé.

16.5 A partir du moment où la situation de force majeure dure depuis au moins 2 mois ou présente un caractère permanent, les deux parties peuvent dissoudre (partiellement) le contrat au moyen d'une notification écrite, sans intervention judiciaire, sans que les parties puissent réclamer des dommages et intérêts.

Article 17. Responsabilité et indemnisation

17.1 Dans le cas où le client prouve qu'il a subi un dommage résultant d'un manquement imputable à ICS, résultant de ou lié à l'exécution du contrat, la responsabilité d'ICS pour les dommages directs uniquement, sera limitée à un maximum du montant auquel, dans le cas concerné, ICS a droit en vertu de l'assurance responsabilité civile souscrite par ICS, augmenté de la franchise d'ICS au titre de cette assurance.

17.2 Si, pour quelque raison que ce soit, aucun paiement n'est effectué au titre de l'assurance responsabilité civile visée au premier paragraphe du présent article, toute responsabilité sera limitée au maximum au montant (de la partie du) de la facture à laquelle la responsabilité se rapporte.

17.3 ICS n'est responsable que des dommages directs. On entend par dommages directs exclusivement :

• les frais raisonnables engagés pour établir la cause et l’étendue du dommage, dans la mesure où l’établissement concerne un dommage au sens des présentes conditions ;
• tous les frais raisonnables engagés pour que la performance défectueuse d’ICS soit conforme à l’accord, dans la mesure où ceux-ci peuvent être imputés à ICS ;
• les frais raisonnables engagés pour prévenir ou limiter le dommage, dans la mesure où le client démontre que ces frais ont conduit à la limitation du dommage direct au sens du présent article.

17.4 La responsabilité d'ICS pour les dommages indirects, y compris, mais sans s'y limiter, les dommages consécutifs, les pertes de bénéfices, les économies manquées, les données ou le matériel mutilés ou perdus, les dommages dus à une interruption d'activité, les blessures corporelles ou les dommages immatériels, est exclue.

17.5 ICS ne sera jamais responsable des dommages, de quelque nature que ce soit, résultant :

• le non-respect par le client des obligations contenues dans les présentes conditions générales ;
• d’une situation de force majeure telle que visée à l’article 16 des présentes conditions générales ;
• fourniture de données, d'informations et/ou de documents inexacts et/ou incomplets fournis par ou au nom du client, y compris le défaut ou le refus du client de fournir des informations et/ou des données à temps ;
• le non-respect par le client des exigences légales en matière de facturation et/ou l’application des taux de TVA corrects ;
• dommages aux informations, données et/ou dossiers ou perte des informations, données et/ou dossiers du client stockés chez ICS ou chez des tiers ;
• utilisation des services à des fins autres que celles prévues ;
• manquement ou non-respect des conseils et/ou instructions de l’ICS par le client ou des tiers ;
• dommages ou destruction de documents pendant le transport ou pendant l'expédition par courrier ou par service de messagerie, que le transport ou l'expédition soit effectué par ou au nom du client, d'ICS ou de tiers ;
• erreurs ou défaillances dans les équipements et logiciels utilisés ;
• un délai (de livraison) et/ou d’exécution plus long que prévu initialement, quelle qu’en soit la raison sous-jacente ;
• violation des droits de propriété intellectuelle et/ou des droits à la vie privée, parce que des tiers ont obtenu un accès non autorisé aux informations et/ou aux données d'ICS et/ou du client ;
• violation des droits de propriété intellectuelle parce que le client porte atteinte aux droits de propriété intellectuelle de tiers ;
• résultats décevants et/ou incapacité à atteindre les objectifs visés ;
• erreurs et/ou manquements des tiers impliqués, y compris les agences gouvernementales et les problèmes (techniques) au sein de la Chambre de commerce.

17.6 ICS ne sera jamais responsable des dommages subis par des tiers. Le client devra indemniser et dégager ICS, son personnel et ses sous-traitants de toute responsabilité en cas de réclamation de tiers en raison ou résultant de l'exécution du contrat.

17.7 Toute responsabilité d'ICS expirera au terme d'un an à compter du moment où l'accord a été résilié par achèvement, annulation ou dissolution.

17.8 Les dispositions du présent article s’appliquent sauf en cas d’intention ou d’imprudence délibérée de la part de l’ICS ou de ses dirigeants et si des dispositions impératives en disposent autrement.

Article 18. Transfert de risque
18.1 Le risque de perte ou de dommage des objets faisant l'objet de la cession est transféré au client à partir du moment où ils sont légalement et/ou effectivement livrés au client et ainsi placés sous le contrôle du client ou d'un tiers désigné par le client.

Article 19. Confidentialité
19.1 ICS est tenue au secret professionnel à l’égard des tiers qui ne sont pas impliqués dans l’exécution de la mission. Cette confidentialité concerne toutes les informations de nature confidentielle mises à disposition d’ICS par le client ainsi que les résultats obtenus par leur traitement. Cette confidentialité ne s’applique pas dans la mesure où des dispositions légales ou professionnelles exigent une divulgation.

Article 20. Propriété intellectuelle

20.1 ICS se réserve tous les droits relatifs aux produits de l'esprit qu'elle utilise ou a utilisé dans le cadre de l'exécution du contrat avec le Client, dans la mesure où des droits légaux sur ces produits peuvent exister ou être établis.

20.2 Il est expressément interdit au Client de dupliquer, publier, traiter ou exploiter les produits, y compris, mais sans s'y limiter, les conseils, les méthodes de travail, les contrats (modèles) et les conceptions de systèmes et/ou d'autres produits intellectuels sans l'autorisation préalable d'ICS.

20.3 Le Client n'est pas autorisé à fournir des produits de l'esprit à des tiers, sauf pour obtenir un avis d'expert sur le travail d'ICS.

20.4 Le Client indemnisera ICS contre toute réclamation de tiers fondée sur la violation de tous les droits de propriété intellectuelle.

20.5 En cas de violation des dispositions du présent article, le Client sera tenu de réparer intégralement tous les dommages subis par ICS et par les tiers.

Article 21. Résiliation des services et politique de remboursement

21.1 En cas de résiliation anticipée des prestations par le Client, ICS a droit à une indemnisation pour la perte d'utilisation des capacités qui en résulte, à moins que la résiliation ne soit imputable à ICS. En outre, le Client est alors tenu de payer les factures relatives aux travaux effectués jusqu'à ce moment ainsi que les frais engagés par ICS et des tiers.

21.2 Admissibilité et conditions de remboursement

Le client peut, dans des circonstances particulières et à la seule discrétion d'ICS, avoir droit à un remboursement. Cette éligibilité sera déterminée conformément au tableau de remboursement fourni à l'annexe A et aux dispositions suivantes :

(a) Circonstances non remboursables :

(i) Si le client interrompt le processus de constitution après que tous les documents ont été transmis au notaire ;

(ii) Si le notaire rejette l’enregistrement du client en raison de contrôles KYC infructueux ;

(iii) Si le client refuse de fournir les informations nécessaires aux contrôles KYC ;

(iv) Si la Chambre de commerce néerlandaise refuse la constitution.

Dans ces cas, aucun remboursement des frais de constitution ne sera accordé.

(b) Remboursement partiel : En cas d'échec des contrôles KYC du client, ICS retiendra uniquement les coûts associés aux contrôles KYC. Le montant restant payé peut être remboursé au client.

(c) Suspension du processus de constitution : (i) Si le client ne répond pas pendant une période allant jusqu'à 30 jours, le processus de constitution sera suspendu ; (ii) Le processus peut être repris dans un délai de six mois, sous réserve de frais supplémentaires ; (iii) Après six mois, des frais supplémentaires de 500 € seront appliqués pour reprendre le processus de constitution.

(d) Expiration du paiement : Si le client ne répond pas pendant plus d'un an, le paiement initial expirera. Le client sera tenu de payer à nouveau le prix total de la constitution pour relancer le processus.

(e) Services prépayés : Dans les cas où le client a payé d'avance des services de secrétariat ou de comptabilité et que la constitution de la société est entravée pour l'une des raisons mentionnées dans cet article, un remboursement pour ces services prépayés peut être accordé à la discrétion de l'ICS.

21.3 Si le contrat est résilié prématurément par ICS, ICS se chargera, en concertation avec le client, de transférer les travaux restant à effectuer à des tiers, à moins que la résiliation ne soit imputable au client. ICS est en droit de facturer les frais de transfert au client.

21.4 L'annulation des services achetés ne donne pas automatiquement droit au remboursement du Client. ICS peut refuser d'émettre un remboursement si des frais ont déjà été engagés pour la fourniture du service. Chaque demande de remboursement sera examinée au cas par cas, en tenant compte des circonstances spécifiques de l'annulation et des frais associés.

Article 22. Plaintes / réclamations
22.1 Les réclamations concernant les travaux exécutés doivent être formulées par écrit auprès d'ICS dans les 15 jours suivant la date d'envoi des documents ou informations faisant l'objet de la réclamation du client, ou dans les 15 jours suivant la découverte du défaut, si le client prouve qu'il n'aurait pas pu raisonnablement découvrir le défaut plus tôt.

22.2 Les réclamations concernant la facture doivent être adressées à ICS dans les 15 jours suivant sa réception.

22.3 Une réclamation ne suspend pas l’obligation de paiement du client.

22.4 Les réclamations ne seront pas traitées après les délais susmentionnés. Toutes les conséquences d'un défaut de notification immédiate seront à la charge et aux risques du client.

22.5 ICS doit avoir la possibilité d'examiner la réclamation et a à tout moment le droit d'améliorer l'exécution du contrat. En cas de réclamation justifiée, ICS doit consulter le client afin de trouver une solution appropriée.

Article 23. Droit applicable et choix du for
23.1 Tous les accords entre le Client et ICS, ainsi que tous les litiges en découlant, seront régis exclusivement par le droit néerlandais.

22.6 Le client n'a jamais droit à un remboursement intégral du montant convenu ou payé. Une éventuelle réduction de prix est à tout moment à la discrétion d'ICS.

23.2 L’applicabilité de la Convention de Vienne sur les ventes ou d’autres lois et réglementations internationales applicables est expressément exclue.

23.3 Le tribunal néerlandais du district où se trouve ICS a la compétence exclusive pour connaître de tout litige entre les parties, à l'exception des dispositions légales impératives.

Annexe A. Politique de remboursement ICS

Constitution / Changement de statut (y compris services notariés)

Services de secrétariat

Services de comptabilité

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