
Enregistrement, modification et désenregistrement des UBO dans le registre néerlandais des UBO
Si vous possédez une entreprise néerlandaise, vous devrez tenir compte du fait que vous devrez officiellement enregistrer tous les « bénéficiaires effectifs ultimes » de votre entreprise dans le registre néerlandais des bénéficiaires effectifs ultimes. Il s’agit généralement des administrateurs et des actionnaires, à condition qu’ils répondent à certains critères. Intercompany Solutions a acquis de nombreuses années d'expérience dans la création de sociétés néerlandaises pour des entrepreneurs étrangers et dans de nombreux autres domaines connexes, tels que les services financiers, juridiques et administratifs. Ces services peuvent vous aider à atteindre un succès substantiel tout en respectant la législation et les réglementations néerlandaises.
À ce titre, nous pouvons également vous aider dans toutes les tâches supplémentaires que vous pourriez rencontrer sur votre chemin vers Création d'une entreprise néerlandaiseL'enregistrement, le changement ou la radiation des UBO font également partie de notre répertoire de services. Nous sommes convaincus que tout type d'expansion commerciale doit être exécuté de manière correcte et rentable. C'est pourquoi nous nous efforçons constamment d'aider les entrepreneurs étrangers à établir leur présence aux Pays-Bas de manière stable et rentable. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce que nous faisons, n'hésitez pas à nous demander des conseils professionnels sans engagement.
Pourquoi les UBO doivent-ils être enregistrés aux Pays-Bas ?
Le registre UBO est actif depuis le 27th L'enregistrement des bénéficiaires effectifs ultimes (UBO) aux Pays-Bas est essentiel pour améliorer la transparence et la responsabilité des activités commerciales. Cela est dû au fait que toutes les personnes importantes qui dirigent une entreprise ou qui sont une partie prenante substantielle d'une entreprise sont tenues responsables de toute action entreprise par l'intermédiaire de l'entreprise. En termes plus simples : il est plus facile de tenir les personnes au pouvoir responsables de leurs actes de cette manière. Cette mesure est conforme à la réglementation de l'Union européenne, en particulier aux directives de l'UE sur la lutte contre le blanchiment d'argent (AMLD), et sert plusieurs objectifs essentiels, que nous énumérerons ci-dessous.
1. Lutte contre la criminalité financière
Le registre UBO permet de lutter contre le blanchiment d’argent. En identifiant les personnes qui bénéficient en fin de compte des transactions financières ou des activités commerciales, le registre UBO peut surveiller de près ce que font exactement les individus par le biais des moyens de l’entreprise. En outre, le registre UBO s’oppose activement au financement du terrorisme, en augmentant la transparence afin d’empêcher l’utilisation abusive des systèmes financiers à des fins criminelles. En outre, le registre lutte passivement contre l’évasion fiscale et la fraude. Il fournit aux autorités une image claire des structures de propriété afin de réduire les activités illégales.
2. Promouvoir la transparence
Le registre des bénéficiaires effectifs révèle les personnes physiques qui se cachent derrière les entreprises, les partenariats, les fondations et autres entités juridiques, réduisant ainsi la possibilité d’utiliser des structures de propriété complexes pour dissimuler des activités illicites. Il permet au public, aux journalistes et aux autres entreprises d’accéder à certaines informations sur les bénéficiaires effectifs, créant ainsi un climat de confiance dans l’environnement commercial. De cette façon, vous savez immédiatement avec qui vous faites des affaires, si leurs antécédents sont irréprochables et si vous devez même instaurer une forme de partenariat potentiel, sans mettre en péril votre entreprise actuelle.
3. Satisfaire aux exigences de l’UE
Le registre UBO est une mesure imposée par l’UE dans le cadre de son cadre plus large de lutte contre le blanchiment d’argent. La conformité garantit que les Pays-Bas remplissent leurs obligations en tant qu’État membre de l’UE, évitant ainsi les sanctions ou les risques de réputation. Si vous avez des ambitions impliquant la création d’une entreprise aux Pays-Bas qui pourrait être impliquée dans des activités criminelles, vous devez être averti. Le registre vise activement à éliminer toute entreprise ou partie prenante qui souhaite mettre d’autres entreprises en faillite par des moyens illégaux, déloyaux ou autrement néfastes. L’UE a son marché unique européen, dans lequel les biens et les services sont échangés librement. Et l’UE veut que cela reste ainsi.
4. Faciliter la diligence raisonnable pour les entreprises
La diligence raisonnable est un élément très important pour faire des affaires en toute confiance. La diligence raisonnable signifie essentiellement que vous effectuez des recherches sur des partenaires commerciaux, des clients et des investisseurs potentiels. Faire un mauvais choix dans un sens ou dans l'autre pourrait vous impliquer dans des affaires sordides, il est donc préférable de vous assurer de savoir à qui vous avez affaire. Les institutions financières, les professionnels du droit et d'autres entités peuvent accéder au registre UBO pour satisfaire aux exigences de connaissance du client (KYC) et de diligence raisonnable. Ce processus garantit que les entreprises sont informées des entités et des personnes avec lesquelles elles interagissent, réduisant ainsi leur exposition aux risques financiers et juridiques.
5. Renforcer la concurrence loyale
La concurrence loyale est à la base d'une société capitaliste juste et équitable. Le capitalisme ne se résume pas à gagner de l'argent, bien au contraire. Le fait que certains individus initient quelque chose de nouveau crée instantanément de nouvelles opportunités commerciales et d'emploi, ce qui peut potentiellement faire prospérer les sociétés. La transparence sur la propriété et le contrôle décourage les pratiques commerciales contraires à l'éthique, créant des conditions de concurrence équitables pour les entreprises honnêtes. En effet, lorsque quelqu'un fait quelque chose d'illégal, cela sera enregistré, car il sera possible de connaître les bénéficiaires effectifs de toute entreprise.

Détails clés du registre UBO
Le registre néerlandais des bénéficiaires effectifs (UBO) est un système conçu pour améliorer la transparence sur les personnes qui possèdent ou contrôlent en dernier ressort des entreprises et autres entités juridiques aux Pays-Bas. Il fait partie des directives anti-blanchiment de l'Union européenne et vise à lutter contre les délits financiers tels que le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme. Nous en avons déjà brièvement parlé ci-dessus, mais il est toujours utile de mentionner que le registre des bénéficiaires effectifs vise à favoriser un entrepreneuriat équitable et honnête. C'est également un moyen d'éviter les monopoles trop importants, qui peuvent instantanément anéantir les petites entreprises (mais néanmoins rentables et honnêtes). Passons donc aux choses sérieuses.
Qui est qualifié d’UBO ?
Après toutes ces discussions sur le registre des UBO, les pièges et les avantages qui découlent du fait d'être un UBO, vous vous demandez probablement ce qu'est réellement un UBO. Ainsi, un UBO est une personne qui possède ou contrôle plus de 25 % d'une entreprise ou d'une entité juridique, soit par le biais de droits de propriété, soit par le biais de droits de vote. Ainsi, si vous possédez ou contrôlez plus de 25 % d'une entreprise, vous êtes officiellement un UBO. Néanmoins, certaines mises à jour visent à inclure les personnes détenant exactement 25 % de propriété ou de droits de vote, élargissant la définition pour améliorer la couverture. Ainsi, il ne s'agit plus de plus de 25 %, mais de 25 % pour ne pas être un UBO. Notez qu'être un UBO peut sembler être une chose puissante, mais il y a certaines responsabilités pour être qualifié d'UBO. Par exemple, il existe certaines exigences d'enregistrement.
Exigences d'enregistrement et implications en cas de non-conformité
Les entreprises et les personnes morales doivent donc enregistrer les coordonnées de leurs bénéficiaires effectifs dans le registre des bénéficiaires effectifs de la Chambre de commerce néerlandaise. Cela comprend des informations d'identification sur le bénéficiaire effectif, telles que son nom, sa date de naissance et la nature de sa propriété ou de son contrôle. Si l'on ne le fait pas, les conséquences peuvent être graves. L'importance de savoir qui détient la majorité d'une entreprise réside dans la manière dont cette personne mène ses affaires. Si l'entreprise est gérée et gérée légalement, il n'y a aucun problème. Mais si un bénéficiaire effectif dépasse certaines limites légales, il peut être confronté à des problèmes de conformité et à des sanctions ultérieures. Aux Pays-Bas, cela équivaut à des sanctions administratives, pour commencer. Vous pouvez être sanctionné par une amende administrative pouvant aller jusqu'à 21,750 XNUMX €. Il existe également des sanctions supplémentaires en cas de non-respect, comme une injonction de se conformer sous peine d'amendes supplémentaires.
Outre les amendes administratives, il existe également des sanctions pénales. En effet, le non-respect de ces sanctions peut être considéré comme une infraction économique en vertu de la loi sur les infractions économiques. Les conséquences potentielles de la violation de cette loi comprennent des amendes, des travaux d'intérêt général ou même une peine d'emprisonnement dans les cas graves, en particulier si de fausses informations sont fournies lors de l'enregistrement. Les autorités surveillent activement le respect de ces sanctions afin de garantir la transparence et d'empêcher l'utilisation abusive des structures d'entreprise pour des activités illicites telles que le blanchiment d'argent ou l'évasion fiscale.
Chiffres de conformité actuels
En mars 2024, environ 80 % des entités juridiques aux Pays-Bas s’étaient conformées à l’obligation d’enregistrement. Comme nous l’avons déjà évoqué, le non-respect de cette obligation peut entraîner des amendes ou d’autres sanctions. Par ailleurs, l’accès au registre UBO a été temporairement restreint en raison de problèmes de confidentialité suite à une décision de la Cour de justice de l’UE. Cependant, certaines entités comme les banques, les notaires et les compagnies d’assurance ont retrouvé l’accès à partir de la mi-2024, ce qui leur permet de s’acquitter efficacement de leurs obligations de diligence raisonnable. En outre, à partir de juin 2024, les entreprises pourront obtenir des extraits certifiés du registre UBO pour démontrer leur conformité aux exigences de connaissance du client (KYC). Le registre UBO s’inscrit dans le cadre des efforts internationaux visant à améliorer la transparence des entreprises et à réduire les délits financiers. Bien qu’il soit efficace pour promouvoir la responsabilité, il a été confronté à des défis, notamment en ce qui concerne l’équilibre entre la transparence et les préoccupations en matière de confidentialité. Il s’agit toutefois d’un problème récurrent, qui devrait être résolu dans un délai relativement court.
Entités tenues d'enregistrer un UBO
Il est très important de savoir quel type d'entité doit enregistrer un UBO. Dans tous les cas, il s'agit d'une entité qui exerce une activité commerciale. Cela implique, entre autres :
- Entreprises (BV, NV et plus)
- Fondations et associations
- Sociétés en nom collectif (en nom collectif, en commandite simple ou professionnelle)
Des exemptions s'appliquent aux propriétaires uniques, aux sociétés cotées en bourse et à certaines associations sans pleine capacité juridique. Une fois que vous avez enregistré un UBO, gardez à l'esprit que certaines données, comme les noms et les pourcentages de propriété, sont accessibles au public pour promouvoir la transparence. Cependant, toutes les données ne sont pas rendues publiques. Certaines informations privées, telles que les adresses résidentielles, ne sont accessibles qu'aux entités autorisées comme les notaires et les institutions financières. Pour des conseils détaillés, la Chambre de commerce néerlandaise fournit une documentation officielle et des outils d'assistance pour l'enregistrement d'UBO. Vous pouvez également vous référer aux services de conseil d'entreprises telles que Intercompany Solutions, qui sont expérimentés en matière de conformité d’entreprise.

Inscription des UBO dans le registre
Y a-t-il des personnes qui sont les bénéficiaires effectifs ultimes de votre organisation, mais qui ne sont pas encore répertoriées comme bénéficiaires effectifs ultimes dans le registre des bénéficiaires effectifs ultimes ? C'est alors ici que vous enregistrez ces personnes. L'enregistrement d'un bénéficiaire effectif ultime (UBO) aux Pays-Bas implique de soumettre des informations spécifiques sur les personnes qui possèdent ou contrôlent en dernier ressort une entreprise ou une autre entité juridique. Ce processus garantit le respect des réglementations anti-blanchiment d'argent et améliore la transparence de l'entreprise. Vous trouverez ci-dessous un aperçu détaillé des étapes et des exigences pour l'enregistrement des bénéficiaires effectifs ultimes. N'oubliez pas : c'est ainsi que les startups et les propriétaires de petites entreprises sont protégés.
Étapes pour l'enregistrement UBO
Pour déterminer qui sont les UBO dans votre entreprise, le gouvernement néerlandais explique clairement comment identifier les personnes qui remplissent les conditions requises pour être considérées comme UBO. Celles-ci peuvent être définies comme celles qui :
- Détenir directement ou indirectement plus de 25 % des actions ou des droits de vote
- Exercer un contrôle par d’autres moyens, tels que des accords ou une influence
Pour enregistrer un UBO pour votre entreprise, vous devez suivre certaines étapes de base. Nous vous présentons ci-dessous ces étapes.
- Rassemblez les informations requises :
Les détails suivants concernant les UBO doivent être fournis :
- Nom complet
- Date de naissance et nationalité
- Adresse résidentielle (qui ne sera pas rendue publique)
- Nature et étendue de la propriété ou du contrôle, exprimées en pourcentages
- Documents à l'appui des informations, tels que les conventions d'actionnaires et une pièce d'identité valide
- Soumettez les informations à la Chambre de commerce néerlandaise (KvK)
- L'inscription se fait via le KvK, soit en ligne, soit en personne, soit avec l'aide d'une société spécialisée telle que Intercompany Solutions.
- Les entreprises doivent remplir le formulaire d'enregistrement UBO fourni par le KvK
- Vérification par la Chambre de commerce néerlandaise (KvK)
Une fois toutes ces étapes effectuées, la Chambre de commerce néerlandaise vérifie les informations avant de mettre à jour le registre UBO. Certains champs, comme le degré de propriété, sont publics, tandis que les informations privées restent confidentielles.
- Maintenir et mettre à jour les informations fournies
Les entreprises sont tenues de tenir à jour les informations relatives à leurs bénéficiaires effectifs. Tout changement de propriété ou de contrôle doit être signalé rapidement et correctement.
Modification des UBO dans le registre
Outre l'enregistrement des bénéficiaires effectifs, vous pouvez également signaler des modifications dans le registre des bénéficiaires effectifs. Il peut s'agir de modifications qui impliquent, par exemple, l'intérêt que les bénéficiaires effectifs portent à votre organisation et la possibilité de protéger les données personnelles des bénéficiaires effectifs. La modification des bénéficiaires effectifs (UBO) enregistrés pour une entité néerlandaise implique la mise à jour des informations dans le registre des bénéficiaires effectifs tenu par la KvK. Cela est essentiel en cas de changement de propriété, de contrôle ou de structure de l'entité. Nous décrirons ci-dessous les étapes et les considérations clés pour la mise à jour des informations des bénéficiaires effectifs.
- Identifier les changements au sein de votre entreprise
La partie la plus importante consiste à déterminer clairement les changements qui vont se produire. Y a-t-il un nouveau bénéficiaire effectif qui doit être enregistré ? Cela se fait alors via la procédure d'enregistrement habituelle. Mais il peut y avoir d'autres changements, tels que des changements dans le nombre de parties prenantes ou le pourcentage de leur participation. Vous pouvez également déterminer quelles personnes ne sont plus des bénéficiaires effectif et identifier les nouveaux bénéficiaires effectif en fonction d'une propriété ou d'un contrôle dépassant le seuil de 25 %.
- Rassembler la documentation nécessaire
Vous devrez ensuite préparer des documents qui prouveront le changement, tels que des accords d’actionnaires mis à jour, des procès-verbaux de réunions du conseil d’administration ou d’autres documents juridiques confirmant la nouvelle structure. Il existe d’ailleurs une différence entre les données publiques et privées. Toutes les données publiques mises à jour, telles que le nom et l’étendue de la propriété, seront accessibles au public. Mais les données privées, comme les adresses résidentielles, restent confidentielles et ne sont accessibles qu’aux entités autorisées.
- Informez le KvK
Une fois que vous avez rassemblé tous les documents nécessaires, vous devrez déposer les informations UBO mises à jour auprès de la KvK. Cela peut généralement être fait en ligne ou en personne, ou via un partenaire de confiance aux Pays-Bas lorsque vous êtes un entrepreneur étranger et que les démarches nécessaires sont trop compliquées pour vous. Vous devrez inclure les mêmes informations que celles requises lors de l'enregistrement initial, qui comprennent le nom, la date de naissance et la nationalité de l'UBO, ainsi que la nature de la propriété et du contrôle.
- Soumettre la demande de changement
Vous, ou l'entreprise que vous avez engagée pour s'occuper de ces questions, devrez utiliser les formulaires spécifiques de la KvK pour les mises à jour des UBO. Assurez-vous que les informations sont exactes et complètes pour éviter les retards de traitement. Voulez-vous modifier l'adresse privée étrangère d'un UBO en une adresse privée néerlandaise ou en une autre adresse étrangère ? Vous devrez alors utiliser le formulaire 18 : Supplément à un autre registre du commerce pour cela. Pendant le processus de vérification, la KvK examinera les modifications soumises. Une fois que tout est approuvé, le registre UBO affichera les informations mises à jour. Assurez-vous toujours que vous êtes en conformité avec les lois néerlandaises concernant les UBO. Cela signifie que vous devez assurer un suivi continu et un signalement en temps opportun des modifications futures pour éviter les pénalités.
Notez également que les modifications apportées aux données UBO doivent être signalées dans une déclaration UBO dans les 7 jours suivant leur entrée en vigueur. Il est essentiel de signaler les modifications dans les délais. Les modifications doivent être communiquées dès qu'elles se produisent. Comme indiqué ci-dessus, les entreprises qui ne signalent pas les modifications peuvent être confrontées à des amendes, à des sanctions administratives ou à une atteinte à leur réputation. Pour plus d'informations ou d'assistance, le site Web de la Chambre de commerce néerlandaise fournit des guides détaillés et des options de contact. Des conseillers professionnels, tels que Intercompany Solutions, peut vous aider avec des changements UBO complexes ou des problèmes de conformité
Radiation des UBO
Vous pouvez également radier des personnes du registre des bénéficiaires effectifs lorsqu'elles ne sont plus considérées comme des bénéficiaires effectifs. Si une personne n'est plus considérée comme un bénéficiaire effectif, vous devez également le signaler dans les 7 jours dans une déclaration UBO. Lorsque vous radiez des bénéficiaires effectifs, vérifiez si vous devez inscrire d'autres bénéficiaires effectifs dans le registre des bénéficiaires effectifs. Pour radier un bénéficiaire effectif aux Pays-Bas, vous devez suivre la procédure de mise à jour ou de suppression des informations UBO dans le registre des bénéficiaires effectifs de la KvK. La radiation intervient lorsqu'une personne n'est plus considérée comme un bénéficiaire effectif, par exemple lorsqu'elle vend ses actions, transfère ses droits de vote ou quitte une position de contrôle. Ci-dessous, nous avons répertorié les étapes et les détails clés du processus de radiation des bénéficiaires effectifs pour votre commodité.
- Vérifier les modifications
La première chose à faire est de vous assurer que la personne ne répond plus aux critères UBO, qui correspondent à la propriété ou au contrôle mentionnés précédemment de plus de 25 %. Si un actionnaire quitte l'entreprise, par exemple, ou s'il vend certaines de ses actions et ne répond plus aux critères.
- Informez le KvK
Une fois que vous savez qui radier comme UBO, vous devez déposer une demande auprès de la KvK pour supprimer les données de la personne du registre UBO. Cela peut généralement être fait en ligne ou en personne, ou par un tiers qualifié qui peut vous aider. Vous devez toujours utiliser le formulaire de mise à jour ou de suppression d'UBO fourni par la KvK.
- Fournir la documentation requise
Vous devez ensuite rassembler tous les documents justificatifs nécessaires, tels que les accords d'actionnaires mis à jour, les actes de transfert ou les résolutions de la société. Vous devez soumettre des preuves du changement, comme des documents prouvant le transfert d'actions ou d'autres changements dans la structure de la société, afin que le processus de radiation soit finalisé.
- Confirmation de désinscription
Une fois que la Chambre de commerce aura vérifié les informations, elle mettra à jour le registre des UBO et supprimera les coordonnées de la personne. Veuillez noter que vous devez également signaler ces changements rapidement pour rester en conformité avec la loi, comme pour les processus d'enregistrement et de modification des UBO. En outre, une entreprise doit également mettre à jour ses registres internes et informer les parties prenantes concernées, telles que les banques, si nécessaire. En ce qui concerne la confidentialité, les UBO radiés n'auront plus aucune donnée visible dans le registre public. Cependant, les enregistrements historiques peuvent rester accessibles aux entités autorisées à des fins de diligence raisonnable. Le fait de ne pas radier les personnes qui ne sont plus des UBO peut entraîner des amendes ou des pénalités, car cela peut donner une représentation inexacte de la structure de propriété et de contrôle de l'entreprise. Pour des conseils détaillés, consultez le site Web de la Chambre de commerce néerlandaise et des cabinets de conseil juridique tels que Intercompany Solutions peut fournir des instructions spécifiques et les formulaires nécessaires à la désinscription
Défis et préoccupations
Bien que le registre UBO présente des avantages considérables, il a suscité des inquiétudes en matière de confidentialité et de sécurité des données. Certaines informations UBO sont publiques, ce qui a donné lieu à des débats sur l'équilibre entre la transparence et les droits individuels à la vie privée. Le système a été ajusté pour répondre à ces préoccupations, par exemple en limitant l'accès du public à certaines données sensibles. Pour plus d'informations sur la raison d'être et le fonctionnement du registre UBO, des ressources telles que la Chambre de commerce néerlandaise (KvK) et les cadres juridiques de l'UE fournissent des informations supplémentaires. Bien entendu, Intercompany Solutions peut également vous assister dans toutes les questions relatives à l'enregistrement, à la radiation et aux changements au sein de votre entreprise.
Vous souhaitez créer une entreprise néerlandaise ? Assurez-vous d'enregistrer également tous les UBO
Intercompany Solutions est spécialisé dans Création d'une entreprise néerlandaise, mais nous pouvons vous proposer une gamme de services bien plus large que cela. En plus de constituer et d'enregistrer une entreprise aux Pays-Bas pour vous, nous pouvons également vous aider dans de nombreuses tâches supplémentaires telles que la demande d'un permis, l'obtention d'un visa et diverses tâches administratives telles que votre déclaration d'impôts et l'aide pour les questions juridiques. L'enregistrement, la modification et la radiation des UBO ne posent également aucun problème pour nous. Une fois que vous avez décidé de créer une entreprise néerlandaise, nous vous demanderons certains documents standard comprenant une pièce d'identité valide, votre nom complet et votre date de naissance, le nom préféré de l'entreprise et l'adresse d'enregistrement de l'entreprise aux Pays-Bas. Avec ces documents, nous pouvons nous rendre chez un notaire et créer votre entreprise, mais nous pouvons également organiser directement de nombreuses autres choses importantes, telles que l'ouverture d'un compte bancaire néerlandais et nous assurer que vous êtes correctement inscrit en tant qu'UBO dans le registre néerlandais.

Les services que nous pouvons vous offrir
Intercompany Solutions a aidé des centaines d'entrepreneurs étrangers de plus de 50 nationalités différentes. Nos clients vont des petites startups individuelles aux multinationales, en passant par tout ce qui se trouve entre les deux. Nos processus s'adressent aux entrepreneurs étrangers et, à ce titre, nous connaissons les moyens les plus pratiques pour vous aider à enregistrer votre entreprise. Nous pouvons vous aider avec l'ensemble des démarches d'enregistrement d'entreprise aux Pays-Bas :
- Création d'entreprise aux Pays-Bas
- Ouverture d'un compte bancaire local
- Demande de numéro de TVA ou EORI
- Demande de permis divers
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- Assistance au démarrage
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Nous travaillons à des tarifs fixes, dont nous discuterons évidemment avec vous avant de commencer à travailler pour vous. Vous pouvez déjà créer une entreprise néerlandaise pour 1499 € tout compris, ce qui signifie qu'il n'y a aucun frais caché. Un autre avantage est le fait que le processus peut être entièrement terminé à distance, si vous pouvez nous fournir une procuration. Cela vous fait gagner beaucoup de temps et d'argent, puisque vous n'avez pas besoin de vous rendre physiquement aux Pays-Bas pour créer votre nouvelle entreprise. Si vous souhaitez en savoir plus sur nos services, n'hésitez pas à parcourir notre site Web pour obtenir des informations plus détaillées. Vous pouvez également toujours nous contacter directement et nous vous aiderons à partir de là.
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