Embaucher des employés aux Pays-Bas sans entité locale : la paie externalisée est-elle la solution ?

Mis à jour le 3 juin 2026

La gestion externalisée de la paie est une solution très innovante si vous souhaitez embaucher du personnel aux Pays-Bas sans vous soumettre à toutes les obligations et restrictions découlant de la législation et de la réglementation néerlandaises. En effet, l'embauche de salariés peut s'avérer complexe pour les entrepreneurs étrangers. Intercompany Solutions peut vous aider en vous offrant services de paie complets et spécialisés, qui sont spécifiquement destinées aux étrangers qui souhaite créer une entreprise aux Pays-Basou embaucher du personnel ici. Nous assurons la gestion complète de la paie pour les entreprises (des startups aux organisations internationales). Que vous employiez du personnel local ou non, cela n'a pas vraiment d'importance. directeur de société locale (DGA) or migrants qualifiésNous veillerons toujours à simplifier l'ensemble du processus pour vous afin que vous puissiez vous concentrer uniquement sur la croissance de votre entreprise.

RésuméLes entreprises étrangères peuvent souvent embaucher des employés aux Pays-Bas via la gestion de la paie, sans avoir à créer au préalable une entité néerlandaise. Une société de gestion de la paie devient alors leur employeur légal et prend en charge les contrats, le traitement des salaires, les retenues fiscales et la conformité réglementaire, tandis que vous conservez le contrôle sur le travail quotidien de l'employé. Cette solution peut constituer une première étape pratique pour tester un marché, constituer de petites équipes ou pour une expansion à court terme. À mesure que vos activités aux Pays-Bas se développent, vous pouvez ensuite opter pour une BV néerlandaise ou combiner votre BV avec des services de gestion de la paie.

Option	Temps d'installation	Effort et coût	Le risque de conformité	Meilleur ajustement pour
Dutch BV	Semaines à mois	Frais plus élevés (notaire, inscriptions, frais courants)	Bas (structure complète)	Plans à long terme, équipes en expansion
Indépendant (Zzp)	jours	Low	Supérieur (erreur de classification par les autorités néerlandaises)	Travail indépendant axé sur des projets
Paie	jours	Faibles (frais transparents)	Faible (le fournisseur s'en occupe)	Entrée sur le marché, premières embauches, flexibilité

Avez-vous besoin de créer une entité locale néerlandaise ?

Si vous souhaitez embaucher des employés aux Pays-Bas, l'une des premières questions qui se pose est étonnamment simple : faut-il réellement créer une société néerlandaise au préalable ? Pour de nombreux entrepreneurs étrangers, cette question se transforme rapidement en casse-tête. Par exemple, vous avez peut-être déjà trouvé un excellent candidat, ou vous souhaitez vous développer rapidement, mais vous vous heurtez alors à des structures juridiques, des règles fiscales et des obligations d'enregistrement qui ralentissent tout. De plus, cela peut prendre du temps et nécessiter une préparation. créer une BV néerlandaise et toutes les entreprises ne sont pas immédiatement prêtes à franchir cette étape. 

Cependant, embaucher quelqu'un localement sans avoir d'organisation légale aux Pays-Bas n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît. Le droit du travail néerlandais est assez strict.Et on ne peut pas se contenter d'embaucher au hasard sans structure adéquate. C'est là que les solutions alternatives deviennent intéressantes. L'une des options les plus pratiques est la gestion de la paie, qui permet d'embaucher des employés aux Pays-Bas sans créer immédiatement sa propre société néerlandaise. Mais comment cela fonctionne-t-il concrètement ? Et quand est-ce vraiment la meilleure solution ? Dans cet article, nous examinerons les difficultés rencontrées, les options disponibles et comment la gestion de la paie peut constituer une approche pratique et flexible pour accéder au marché néerlandais lors du recrutement de personnel.

Les difficultés liées à l'embauche de personnel sans entité juridique néerlandaise

Embaucher quelqu'un aux Pays-Bas sans passer par une société néerlandaise peut rapidement se compliquer. Sur le papier, cela peut paraître faisable, mais en y regardant de plus près, plusieurs obstacles se dressent. Le premier est la responsabilité légale. Aux Pays-Bas, un employeur doit respecter de nombreuses réglementations locales : contrats de travail en bonne et due forme, assurances pour les employés et cotisations sociales. Ces obligations sont obligatoires et difficiles à mettre en place depuis l'étranger sans structure locale. 

Il y a ensuite la question fiscale, et c'est là que les choses se compliquent souvent. En effet, même si votre entreprise est située ailleurs, l'embauche d'un salarié néerlandais peut créer une assujettissement à l'impôt aux Pays-Bas. Cela signifie que vous pourriez être amené à gérer soudainement les charges sociales et les obligations déclaratives aux Pays-Bas. Ce n'est généralement pas le cas pour les entrepreneurs qui souhaitent simplement embaucher une seule personne. Il y a aussi l'aspect pratique. Gérer la paie dans un autre pays, se tenir au courant de l'évolution de la réglementation et s'assurer de sa conformité peut prendre beaucoup de temps. C'est d'autant plus vrai si les Pays-Bas ne constituent pas encore votre principal marché, car cela peut alors paraître une étape importante pour un changement relativement mineur.

Alors, comment cela fonctionne-t-il en pratique ?

Puisqu'il n'est pas toujours nécessaire d'avoir une succursale ou une entité aux Pays-Bas pour embaucher quelqu'un via la paie en tant qu'entreprise étrangère, on pourrait penser qu'il est très simple d'intégrer les employés à la paie et de laisser faire. Mais attention ! Comme nous l'avons déjà évoqué, en matière de paie, le prestataire de services de paie est l'employeur légal aux Pays-Bas. Donc, d'un point de vue juridique et administratif :

• Le contrat de travail est conclu avec la société de gestion de la paie.
• Ils gèrent les impôts sur les salaires, la sécurité sociale et la conformité.
• Ils sont porteurs des obligations formelles de l'employeur

De ce fait, vous n'avez pas besoin de créer votre propre entité ou succursale néerlandaise pour embaucher quelqu'un. Cependant, il y a quelques points à prendre en compte :

Substance et présence

Même sans entité néerlandaise officielle, embaucher quelqu'un aux Pays-Bas peut créer une forme de présence locale qui est parfois appelé « établissement permanent », selon les fonctions de cet employé.

Type(s) d'activités

Si l'employé génère des revenus, signe des contrats ou représente votre entreprise de manière significative, les autorités fiscales pourraient tout de même considérer cela comme une activité commerciale aux Pays-Bas.

Plans à long terme

De nombreuses entreprises débutent par la gestion de la paie sans succursale, mais créent ensuite une société BV néerlandaise, ou enregistrer une succursale ou une filiale si l'activité se développe. En réalité, il n'est donc pas nécessaire d'avoir une présence commerciale aux Pays-Bas, mais cela peut devenir pertinent ultérieurement en fonction de l'envergure et de l'activité.

Solutions possibles à ces problèmes

Quelles sont vos options si vous souhaitez embaucher aux Pays-Bas sans avoir encore de société néerlandaise ? La plupart des gens envisagent trois solutions. La première consiste à créer votre propre BV néerlandaise. C'est la solution la plus complète, car vous disposez de votre propre entité juridique et toutes vos opérations sont centralisées. Cependant, c'est aussi l'étape la plus longue et la plus coûteuse. Vous avez besoin d'un notaire, vous devez immatriculer la société et vous devez respecter des obligations permanentes. Si vous n'embauchez qu'une seule personne au départ, cela peut paraître considérable. 

Il y a ensuite la voie du travail indépendant.Au premier abord, cela paraît souvent plus simple. On signe un contrat, on règle les factures, et le tour est joué. Mais aux Pays-Bas, il y a un hic. Si une personne travaille comme un salarié, avec des horaires et des instructions fixes, les autorités peuvent la considérer comme un employé et non comme un travailleur indépendant. Cette situation peut se compliquer par la suite, notamment s'il s'avère que les impôts ou les cotisations auraient dû être payés différemment. La troisième option est la sous-traitance. Dans ce cas, une autre entreprise emploie officiellement votre collaborateur, tandis que vous continuez à travailler avec lui au quotidien. Cela peut paraître inhabituel au premier abord, mais en pratique, cela peut considérablement alléger la pression. Vous n'avez pas à tout organiser vous-même dès le départ, et vous n'êtes pas obligé de mettre en place une structure complète avant d'être prêt.

Comment la gestion de la paie peut vous aider, vous et votre entreprise

Alors, quel est le rôle de la gestion de la paie dans tout cela ? Concrètement, elle transfère le rôle d'employeur à un tiers. Une société de gestion de la paie embauche le salarié sur le plan administratif et prend en charge toutes les formalités liées à cette responsabilité : contrats de travail, versements de salaires, retenues fiscales, cotisations sociales, etc. Vous n'avez donc pas à vous occuper de ces aspects, ce qui complique généralement les choses lorsque vous travaillez à l'étranger. Au quotidien, la situation reste globalement la même. Le salarié continue de travailler avec vous, de suivre vos instructions et de faire partie intégrante de votre équipe. C'est pourquoi ce concept peut paraître un peu étrange au premier abord : juridiquement et concrètement, il donne l'impression de créer deux niveaux d'organisation distincts. 

Néanmoins, cela fonctionne et c'est assez courant aux Pays-Bas. Concrètement, cela évite d'avoir à créer immédiatement une entité néerlandaise. Vous n'avez pas à vous soucier des formalités d'enregistrement locales, ni à calculer vous-même les charges sociales, ni à vous adapter à des réglementations que vous ne maîtrisez peut-être pas encore. Le prestataire de paie s'en charge déjà. Pour de nombreuses entreprises, cela lève de nombreuses hésitations inutiles. Vous pouvez simplement vous lancer, observer l'évolution de la situation et développer votre activité progressivement, sans vous engager trop tôt dans une structure irrévocable.

Les avantages de la paie

Une fois qu'on se penche plus sur la gestion de la paie, ses avantages deviennent évidents, surtout si on la compare à la création d'une structure entièrement nouvelle. L'un des principaux atouts est la rapidité. Plus besoin de passer par toutes les étapes de la création d'une société néerlandaise, un processus long et complexe. Avec la gestion de la paie, les choses avancent souvent beaucoup plus vite. Il est ainsi plus facile de réagir rapidement lorsqu'on trouve la personne idéale et de ne pas perdre son élan. Il y a aussi l'aspect financier. N'oubliez pas que la création et la gestion d'une BV (société à responsabilité limitée) engendrent des frais fixes, même si votre activité est actuellement limitée. La gestion de la paie, quant à elle, est généralement beaucoup plus flexible. En résumé, vous ne payez que ce que vous utilisez, sans avoir besoin de mettre en place une structure complète immédiatement. 

Cela peut s'avérer beaucoup plus rassurant, surtout en début d'activité. Un autre avantage de la gestion de la paie externalisée est la simplification des procédures. Le droit du travail néerlandais, les charges sociales et les obligations de conformité peuvent être complexes et difficiles à appréhender lorsqu'on dirige une entreprise depuis l'étranger. En faisant appel à une société de gestion de la paie, une grande partie de cette responsabilité vous est déléguée. Elle prend en charge l'administration, assure une veille réglementaire et veille à la conformité des opérations. Vous restez néanmoins responsable, mais la pression est considérablement réduite. Pour de nombreuses entreprises, cette combinaison de rapidité, de coûts initiaux réduits et de simplicité fait de la gestion de la paie externalisée une option particulièrement intéressante pour s'implanter sur le marché néerlandais.

Limites de la paie et autres considérations à prendre en compte

La gestion de la paie par l'entreprise est une solution efficace dans de nombreuses situations, mais ce n'est pas un système à adopter indéfiniment. À un moment donné, vous pourriez commencer à en percevoir davantage les inconvénients. L'un d'eux est tout simplement le fait que l'employé ne figure pas officiellement sur la liste de paie de votre entreprise. Au quotidien, cela ne pose généralement pas de problème, les gens continuent de travailler ensemble comme d'habitude, mais cela peut paraître un peu indirect. C'est particulièrement vrai si vous constituez une équipe et souhaitez centraliser toutes les informations. Il y a aussi la question du coût. Au début, la gestion de la paie par l'entreprise semble souvent plus simple car elle permet d'éviter les frais d'installation et une grande partie des tâches administratives. 

Mais avec le temps, ces frais mensuels restent inchangés. Si votre équipe s'agrandit ou si vous prévoyez de rester actif aux Pays-Bas sur le long terme, cela peut devenir moins avantageux financièrement. De plus, tout dépend du fonctionnement de votre entreprise. Certaines structures se prêtent bien à la gestion de la paie, d'autres moins. Ce n'est pas toujours une décision à prendre rapidement ; en général, la situation se précise avec l'expérience. Et parfois, la gestion de la paie devient tout simplement superflue. Ce qui était au départ une solution pratique se transforme en un simple palliatif dont vous n'avez plus besoin. Cela ne signifie pas pour autant que c'est une mauvaise option, loin de là. Cela signifie simplement que c'est souvent une solution temporaire. Utile au démarrage ou lorsque vous recherchez de la flexibilité, mais pas forcément la solution définitive.

Meilleurs cas d'utilisation et pratiques

Alors, dans quel cas la gestion externalisée de la paie est-elle la solution la plus judicieuse ? Généralement, lorsque vous souhaitez aller de l'avant, mais que vous n'êtes pas encore prêt à vous engager pleinement dans une implantation à l'étranger. Tester le marché est un excellent point de départ. Vous pourriez, par exemple, étudier le marché néerlandais, déterminer s'il existe un besoin ou faire appel à un expert local. Dans ce cas, créer une entreprise à part entière immédiatement peut sembler une décision importante ; il est donc préférable de commencer modestement par la gestion externalisée de la paie. Vous pouvez embaucher quelqu'un, lancer les opérations et vous adapter au fur et à mesure. C'est également utile pour travailler avec des équipes distantes ou réparties. Si votre entreprise est basée à l'étranger, mais que vous souhaitez intégrer un employé néerlandais, la gestion externalisée de la paie permet de faciliter cette intégration sans vous contraindre à mettre en place une structure locale dans l'immédiat. 

Une autre situation où cela se présente fréquemment est celle de l'expansion à court terme. Pensez aux projets, aux missions temporaires ou aux situations où vous ne savez pas encore combien de temps vous aurez besoin d'une personne. Au lieu de vous engager dans la création d'une entreprise complète, vous conservez une structure plus gérable et flexible. Cela dit, il est toujours préférable de définir clairement les attentes dès le départ. Même si la structure est plus flexible, la relation de travail doit être perçue comme stable et transparente par l'employé. En général, la gestion de la paie est plus efficace lorsqu'elle est envisagée comme une étape pratique et non comme un objectif final.

Quand devriez-vous envisager de passer à une BV néerlandaise ?

À un moment donné, la question se pose généralement presque d'elle-même. Faut-il continuer à utiliser la paie automatisée, ou est-il temps de… Créez votre propre BV néerlandaiseIl n'y a pas de moment précis où ce changement doit s'opérer, mais certains signes permettent généralement de le déceler. Par exemple, si vos activités aux Pays-Bas ne sont plus temporaires. Vous aviez peut-être commencé par tester le marché, mais les choses fonctionnent réellement : vous avez des clients et envisagez peut-être même d'agrandir votre équipe. C'est souvent à ce stade que la mise en place d'une solution de paie apparaît comme une étape intermédiaire plutôt que comme la finalité. Le coût peut également jouer un rôle, même si ce n'est pas toujours immédiat. 

Au départ, la flexibilité prime souvent sur les économies de structure. Mais à terme, les charges salariales récurrentes demeurent. Si vous envisagez de rester et de vous développer, créer votre propre entité peut s'avérer plus judicieux financièrement. De plus, centraliser tous les aspects au sein de votre propre entreprise présente des avantages indéniables : contrats, employés, opérations quotidiennes… tout s'organise plus naturellement. Cela ne signifie pas pour autant qu'il faille se précipiter. Certaines entreprises évoluent rapidement, tandis que d'autres prennent leur temps. Tout dépend de votre degré de certitude quant à vos projets aux Pays-Bas. Dans la plupart des cas, le changement s'opère lorsque cela ne représente plus un grand pas, mais plutôt une suite logique.

Par ailleurs, vous pouvez aussi opter pour la solution idéale : posséder une BV néerlandaise et bénéficier de nos services de gestion de la paie. Il existe des situations où des entreprises disposant d’une BV choisissent malgré tout de externaliser la gestion de la paie.

• Lorsque vous embauchez votre premier employé et que vous souhaitez éviter de mettre en place immédiatement votre propre administration
• Pour les missions ou projets temporaires où la flexibilité prime sur la structure.
• Si vous souhaitez externaliser la gestion des ressources humaines et la conformité, même si vous pourriez techniquement le faire vous-même (ce qui peut en fait vous faire gagner beaucoup de temps pour vous concentrer sur des questions plus importantes),
• Durant les phases de croissance, lorsque les choses évoluent rapidement et que les processus internes ne sont pas encore totalement en place.

Ainsi, même avec une société de portage salarial (BV), la gestion de la paie peut vous décharger d'une tâche considérable. La principale différence réside dans le fait que vous pourriez embaucher directement, mais vous choisissez de ne pas le faire, du moins pour certains postes ou périodes. Avec le temps, de nombreuses entreprises intègrent leurs employés à leur propre masse salariale une fois leur activité stabilisée. Mais combiner les deux est tout à fait normal. Certains employés sont sur la paie de votre BV, d'autres via un prestataire de services de paie : aucun problème.

Intercompany Solutions peut vous aider de bien des manières

Embaucher des employés aux Pays-Bas sans y avoir de structure juridique peut sembler complexe au premier abord. Il y a des règles à prendre en compte, des implications fiscales et des aspects pratiques qui n'apparaissent pas toujours avant d'être en cours de procédure. Pour de nombreuses entreprises étrangères, cela complique les choses, surtout si l'on souhaite commencer par une seule embauche. La gestion externalisée de la paie offre une solution. Elle permet d'embaucher localement, sans avoir à créer immédiatement une BV néerlandaise et sans avoir à tout gérer soi-même dès le départ. De plus, ce n'est pas une solution définitive. 

Certaines entreprises l'utilisent comme point de départ, d'autres continuent de l'utiliser en complément de leur propre structure. Tout dépend de ce qui convient le mieux à votre situation. L'essentiel est d'avoir des options et de ne pas avoir à tout résoudre d'un coup avant de faire un premier pas. Si vous envisagez d'embaucher aux Pays-Bas et que vous ne savez pas quelle voie est la plus judicieuse, il peut être utile d'examiner vos projets, votre calendrier et le degré de flexibilité que vous souhaitez avoir au départ. Intercompany SolutionsNous accompagnons en permanence les entrepreneurs étrangers souhaitant s'implanter sur le marché néerlandais, que ce soit par la création d'une BV néerlandaise ou par l'exploration d'alternatives comme la gestion externalisée de la paie. Si vous souhaitez déterminer la solution la plus adaptée à votre situation, n'hésitez pas à tendre la mainNous sommes toujours heureux de réfléchir avec vous.